Die Kundenkommunikation stellt einen enorm wichtigen Bestandteil deiner unternehmerischen Aufgaben dar. Doch die Kommunikation mit Kund:innen, insbesondere wenn immer wieder dieselben Fragen beantwortet werden müssen, verschlingt viel Zeit. Wir erklären dir, wie du in der Kundenkommunikation neue Wege gehst und zeigen dir auf, wie dich KI-basierte Automatisierungsprozesse dabei unterstützen können.
Kundenkommunikation im Unternehmen
Das Thema Kundenkommunikation sollte jedes Unternehmen ernst nehmen. Nicht umsonst heißt es, dass die Gewinnung neuer Kund:innen teurer ist als das Halten von Bestandskund:innen. Kundenberatung, Beschwerdemanagement, Bearbeitung von Anfragen zu Rechnungen sowie zum Angebot deines Unternehmens, Auskünfte über Produkte und Preise liegen an, an Mitarbeiter:innen mangelt es aufgrund von Urlaubszeit, Krankheitstagen oder einer ohnehin hohen Fluktuation.
Ab einer gewissen Unternehmensgröße kann man persönlich den Anforderungen an die Kundenkommunikation kaum noch Rechnung tragen.
Mit der Automatisierung der Kundenkommunikation überwindest du all diese Herausforderungen. Gleichzeitig kannst du deine Zeit gewinnbringender einsetzen, ohne deine Kund:innen im Regen stehen zu lassen. Kund:innen erhalten auf wiederkehrende Fragen und Probleme konsistente Antworten, ohne lange auf freie Mitarbeiter:innen warten zu müssen. In der Zwischenzeit widmest du dich der Entwicklung und dem Vertrieb neuer Produkte.
Automatisierte Kundenkommunikation ist nicht nur flexibel und schnell, sondern auch beliebig skalierbar. Man kann Antworten sowohl an 50 Kund:innen versenden als auch an 5.000.
Wie du die Kundenkommunikation automatisierst
Automatisierungsoptionen gibt es viele. Diese reichen von automatisierten E-Mail-Antworten über vordefinierte Textbausteine bis hin zum Einsatz von Chatbots. Es ist ebenso wichtig, die Einbindung der Mitarbeiter:innen in den Prozess zu berücksichtigen, wie die Entscheidung zu treffen, über welche Kommunikationskanäle automatisiert reagiert werden soll.
Die Menschen, die täglich mit den Anfragen deiner Kund:innen umgehen, wissen am besten, welche Art von Fragen eintreffen, welche Themen tatsächlich eine Rolle spielen und in welchen Bereichen welche Lösung am sinnvollsten wäre.
Die Mitarbeiter:innen nach Implementierung im Einsatz der gewählten Lösungen zu schulen, ist übrigens unerlässlich und sollte Teil deiner Strategie sein. Sie müssen die Vorteile und die Grenzen der Lösungen wie etwa Chatbots kennen, um eingreifen zu können, wenn sie diese Grenzen erreichen.
Automatisierte Kundenkommunikation messen und verbessern
Kundenfreundliche Automatisierungsprozesse setzen auf einen umfassenden Datenschutz und vermitteln dennoch das Gefühl, persönlich beraten worden zu sein. Eine individuelle Lösung zu implementieren, die den Werten des Unternehmens entspricht, spielt eine große Rolle bei der Wahl der richtigen Option. Im Idealfall vermittelt sie diese Werte in ihrer Kommunikation.
Gleichzeitig solltest du auch automatisierte Prozesse regelmäßig hinterfragen und prüfen. Frage die Zufriedenheit deiner Kund:innen mit dem angebotenen Service ab, um die gewählte Lösung bei Nichtgefallen anpassen zu können. Gezieltes Abfragen der Meinung und integrierte Feedback-Mechanismen helfen dir beim Erfassen der Zufriedenheit und bei der Erfolgsmessung. Dadurch kannst du rechtzeitig Korrekturen vornehmen.
Kundenkommunikation mit Chatbots automatisieren
Technologien wie generative KI-Chatbots helfen dir dabei, deine Unternehmensprozesse, insbesondere im Bereich der Kundenkommunikation, effizienter zu gestalten und dir Zeit zu sparen. Gleichzeitig solltest du nicht überstürzt handeln, sondern eine Strategie erarbeiten.
Prozesse werden automatisiert und dadurch Erfolge erzielt. Expert:innen, wie die Fachleute von Dialogbits, helfen dir dabei, eine für dein Unternehmen geeignete und wenn gewünscht gänzlich individuelle Lösung zu finden, die mitarbeiter:innen- und kund:innenorientiert implementiert wird.
