Durch zahlreiche Lösungen für digitale Buchhaltung ist es heute einfacher denn je, die mühsame Aufgabe der Buchhaltung zu lösen. Doch wie kann man als Selbständiger seine Buchhaltung digitalisieren? Alle Infos gibt es hier.
Digitale Buchhaltung einfach erklärt
Wir zeigen dir im Detail, wie man die Buchhaltung digitalisieren kann. Im ersten Schritt ist allerdings zu erörtern, was digitale Buchhaltung überhaupt bedeutet.
Was ist digitale Buchhaltung?
Wenn man von digitaler Buchhaltung spricht, geht es um eine zu 100 Prozent papierlose Buchhaltung. Alle Prozesse werden digital festgehalten, geprüft und versendet. Somit geht alles schneller und ist typischerweise weniger fehleranfällig als bei der „manuellen“ Buchhaltung.
Für Selbständige ist eine korrekte Buchhaltung vom ersten Auftrag an essentiell für den Geschäftserfolg. Selbst am Anfang der Selbständigkeit kann eine papierlose Buchhaltung – zum Beispiel beim Sammeln und Kategorisieren von Belegen – zu mehr Klarheit und Ordnung verhelfen.
Wie geht digitale Buchhaltung?
Alles an Buchhaltung, was mithilfe von technischen Hilfsmitteln erledigt wird, ist de facto schon digitale Buchhaltung. Die Meisterdisziplin der papierlosen Buchhaltung: Eine Software, bei der alle Stationen der Rechnungsstellung, Belegverwaltung und weitere Aufgaben digital erledigt werden. sevDesk bietet Gesamtlösungen wie ebendiese an.
Gibt es bei digitaler Buchhaltung besondere Pflichten?
Das Kürzel GoBD beschreibt eine ausschlaggebende Pflicht in der Buchhaltung. Ausgeschrieben bedeutet das Kürzel: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Dazu gehört zum Beispiel die Dokumentation und Speicherung von Belegen und Rechnungen.
Hier gibt es allerdings einen Haken: Wer seine Rechnungen per PDF verschickt, ist seiner Pflicht nicht automatisch nachgekommen. Auch eine Excel und sonstige Office-Formate sind seitens der Finanzverwaltung nicht gestattet. Eine pflichtgemäße Aufbewahrung fußt auf einer sogenannten digitalen Archivierung. Diese garantiert Transparenz darüber, wann, wie und von wem Daten(Sätze) erstellt und verändert wurden. Nur wer das nachweisen kann, arbeitet GoBD-konform.
Der Aspekt der GoBD-Konformität ist ein starkes Argument pro digitale Buchhaltung. Software von Anbietern wie sevDesk sind dazu ausgelegt, ebendiese Auflagen zu erfüllen – und nehmen dem Nutzer so die Arbeit ab, eigens eine Verfahrensdokumentation erstellen zu müssen.
Die Verfahrensdokumentation soll schlüssig und vollständig den organisatorischen und technischen Prozess des Datenverarbeitungsverfahrens eines Unternehmens darstellen. Das bedarf Zeit und Ressourcen – was durch eine passende GoBD-konforme Buchhaltungssoftware abgefedert wird.
Vorteile Buchhaltung digital zu machen
Das Thema der GoBD-Konformität ist bereits eines der größten Vorteile, wenn man seine Buchhaltung digitalisiert. Folgend gibt es vier weitere Argumente pro digitale Buchhaltung:
1. Mit digitaler Buchhaltung immer auf dem neusten Stand
Mithilfe der passenden Software für digitale Buchhaltung hat man stetigen Zugriff auf Updates. Dazu gehören neue Steuergesetze, temporäre Förderungen (zum Beispiel zu Corona-Zeiten) und alle sonstigen Anpassungen. So geht einem nichts mehr durch die Lappen.
2. Einfache Online-Zusammenarbeit mit deinem Steuerberater
Dank digitaler Buchhaltung ist Papierchaos passé: Es war noch nie einfacher, seine Buchhaltung kollaborativ zu gestalten. Der Steuerberater kann in Echtzeit via Software auf die Datensätze zugreifen und diese bearbeiten.
3. Einfacher Einstieg in das Thema Buchhaltung
Die wenigsten Unternehmer freuen sich, wenn sie den Begriff „Buchhaltung“ hören. Der Prozess ist für den Geschäftserfolg gleichzeitig wichtig und gefährlich – Fehler können ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen.
Software erleichtert den Einstieg und die Weiterbildung in diesem Bereich. Gleichzeitig hilft die Software dabei, menschliches Versagen – zum Beispiel das Verlegen von wichtigen Belegen – zu stoppen, bevor es zu einem Problem wird.
Wer sich dennoch überfordert fühlt, findet online umfangreiche Lernvideos und Dokumentationen, um das Monster Buchhaltung zu bezwingen. So hat zum Beispiel sevDesk einen Ratgeber erstellt, der den Einstieg spielerisch gestaltet. Wer es visueller mag, findet auf dem YouTube-Channel von sevDesk die richtige Antwort.
4. Gewinne mehr Ordnung und Kontrolle bei weniger Aufwand
Über allem steht das Prinzip Ordnung: Mit der richtigen Buchhaltungssoftware werden alle relevanten Dokumente und Belege an einem Ort gesammelt. Wer weiß, wo alles seinen Platz hat, spart sich Zeit und Aufwand beim Suchen. Zudem minimiert ein System durch Automatisierung weitere manuelle Arbeit.
Nachteile beim digitalisieren deiner Buchhaltung
Natürlich hat digitale Buchhaltung auch ihre Nachteile. Die Zeitersparnis wird als großer Vorteil der papierlosen Buchhaltung gelobt – zurecht – allerdings streckt man beim Umstieg Zeit vor. Die richtige Lösung für sich und sein Unternehmen zu finden, dauert.
Man muss sich mit der Software auseinandersetzen und die späteren internen Nutzer damit bekannt machen. Neben Zeit kosten die meisten digitalen Lösungen auch bares Geld. Kurzzeitig muss man also mit einem höheren Verbrauch an Ressourcen rechnen, um von analog auf digital umzusteigen.
Wann ist der beste Zeitpunkt zur digitalen Buchhaltung zu wechseln?
Grundsätzlich kann man seine Buchhaltung jederzeit digitalisieren. Experten empfehlen aber, den Umzug mit dem neuen Geschäftsjahr zu kombinieren. So startet man „gemeinsam“ in das neue Jahr. Wer im laufenden Geschäftsjahr wechselt, muss darauf achten, alle bereits erstellten Dokumente zu digitalisieren. Sonst könnte der Jahresabschluss unvollständig oder fehlerhaft sein.
Schritt für Schritt zur digitalen Buchhaltung
Wer sich dafür entscheidet, seine Buchhaltung zu digitalisieren, kann sich den Umstieg von analog zu digital erleichtern, indem er diese Schritte befolgt:
Voraussetzungen für digitale Buchhaltung schaffen
Voraussetzung für papierlose Buchhaltung sind zwei Faktoren: Mensch und Maschine. Haben die Angestellten die notwendige Hardware, um die Buchhaltung zu digitalisieren? Dazu gehören Laptops, eine starke Internetverbindung und ein Scanner. Sind die Angestellten geschult, um die Buchhaltung digital zu gestalten? Wenn nicht: Welche Trainings sind notwendig?
Mit dem Steuerberater gemeinsam Anforderungen besprechen
Der Steuerberater ist ein wichtiger Partner in der digitalen Buchhaltung. Auch er muss mit den neuen Prozessen vertraut gemacht werden. Es kann auch sein, dass auf seiner Seite bestimmte Anforderungen notwendig sind, um die Zusammenarbeit zu gestalten.
Finde die passende Buchhaltungssoftware
Der Markt bietet eine solide Auswahl an Buchhaltungssoftware. Welche Funktionen man braucht – und was man bereit ist, dafür zu bezahlen – zeigt der Vergleich. Am einfachsten ist es, die Software zu testen, bevor man sich für seinen Favoriten entscheidet. sevDesk bietet eine 14-tägige, kostenlose Testphase an.
Lass den Steuerberater deine digitale Buchhaltung auf Korrektheit prüfen
In diesem Schritt wird der Steuerberater nochmal ins Boot geholt. Es lohnt sich, gemeinsam die Einstellungen in der Software zu justieren, um spätere Fehler zu vermeiden. Wurde alles richtig angelegt? Ist das Unternehmen korrekt identifiziert?
Kleinunternehmen erfreuen sich zum Beispiel über Sonderregelungen, die man zu Beginn einstellen muss. Wenn der Steuerberater den Daumen hoch gibt, steht der digitalen Buchhaltung nichts mehr im Weg.
Was du bei einer guten Buchhaltungssoftware berücksichtigen solltest
Nachdem die Schritte hin zur papierlosen Buchhaltung geklärt sind, geht es nun um die Feinheiten der Software. Wie muss die Software aussehen, damit das Unternehmen den größtmöglichen Nutzen davon hat?
Benutzerfreundliche Oberfläche für einfaches Arbeiten
Die grundsätzliche Aufgabe der digitalen Buchhaltung ist es, den Prozess zu vereinfachen. Deswegen muss die Benutzeroberfläche intuitiv und simpel gestaltet sein. Das erleichtert Einstieg und Umsetzung.
Von Angebots- und Rechnungserstellung bis Online-Banking
Durch digitale Buchhaltung kann der Prozess rund um Angebots- und Rechnungsstellung – sowie deren Verfolgung – stark vereinfacht werden. Durch zusätzliche Plugins kann die Software direkt mit dem Online-Banking verbunden und so beidseitig verwaltet werden. So stellt man auch bei regem Zahlungsverkehr sicher, dass keine ungezahlte Rechnung unter den Tisch fällt.
Umsatzsteuervoranmeldung online erstellen und versenden
Die Umsatzsteuervoranmeldung ist zeitaufwendig und nervenaufreibend – und kann ebenfalls über die Software umgesetzt werden! Viele Lösungen bieten die Möglichkeit, diese zu erstellen und per digitaler Schnittstelle direkt ans Finanzamt zu senden. Die verschiedenen Auswertungen (EÜR/GuV) sind dabei Grundvoraussetzung.
Digitale Buchhaltung per Mobile App
Viele digitale Lösungen bieten über die stationäre Software hinweg auch eine Mobile App an. So können zum Beispiel Belege „on the go“ digitalisiert werden. Das schützt vor Versäumnis oder Verlust.
Passende Integrationen für zusätzliche Automatisierung
Je nach Unternehmen kann sich eine Software lohnen, die weitere digitale Schnittstellen bietet. Gibt es einen Online-Shop? Durch die passende Software können Bestellung – und andere relevante Prozesse – weitgehend automatisiert werden.
Daten sicher auf Deutschen Servern speichern
Ein hohes Maß an Datensicherheit ist das A und O der Digitalisierung. Mit Serverstandorten in Deutschland plus ausgeprägten Sicherheitsmechanismen wird sichergestellt, dass die Finanzdaten bestmöglich geschützt werden.
Finde die passende Software für deine digitale Buchhaltung
Man sieht: Die richtige Buchhaltungssoftware schafft Ordnung und befreit Ressourcen. Es war nie leichter, die beste Software zu finden – denn der Markt steckt voller Innovation.
Digitale Buchhaltungslösungen
Wenn man an digitale Buchhaltung denkt, denkt man zuerst an ein Programm, das man auf seinem Computer installiert. Heute gibt es darüber hinaus zahlreiche Cloud-Lösungen, die das Desktop-Angebot erweitern.
Statt auf dem Computer wird das Programm und die dazugehörigen Daten in der sogenannten Cloud gespeichert. Das erlaubt dem Nutzer, jederzeit und überall auf das Programm und die Daten zuzugreifen. So bleiben die Daten auf dem neusten Stand.
Die moderne digitale Buchhaltung ist individuell, agil und durch Add-Ons erweiterbar. Experten wissen: Die Cloud ist die Zukunft.
sevDesk, die Cloud-Buchhaltung für Selbstständige und Gründer
Das findet sevDesk ebenso. Deswegen verkauft der digitale Anbieter sichere, professionellen und unkomplizierte Cloud-Buchhaltung. Mit der Mobile App erlaubt sevDesk es, immer und überall Belege zu handhaben und die Software zu bedienen.
Mit 4,1 von 5 Sternen ist sevDesk eine vertrauensvolle und beliebte Lösung für Selbständige und Gründer. Über die kostenlose Testphase hinaus lockt sevDesk aktuell mit attraktiven Angeboten: Neue Nutzer sparen mit dem Code BASICTHINKING50 ganze 50 Prozent bei einem Abo von 12 und 24 Monaten.
Fazit
Digitale Buchhaltung vereinfacht den komplizierten Prozess der digitalen Dokumentation und des Rechnungswesens für Selbständige. Bei der großen Auswahl an Lösungen auf dem Markt ist die Wahl der richtigen Software für die eigenen Bedürfnisse ausschlaggebend.
Durch erweiterbare, innovative und flexible Lösungen wie die Software von sevDesk müssen keine Abstriche zwischen Einfachheit und Vollständigkeit gemacht werden.
