Ab dem 1. Januar 2025 dürfen Rechnungen von Unternehmen zu Unternehmen nur noch elektronisch gestellt werden. Doch es gibt einige Ausnahmen und Übergangsfristen für die sogenannte E-Rechnung. Wir erklären dir, was du künftig bei der Rechnungsstellung beachten musst.
Mit der ViDA-Initiative will die EU-Kommission ein elektronisches Meldesystem einführen und so die bisherigen zusammenfassenden Meldungen ersetzen. ViDA steht dabei für „VAT in the Digital Age“, also zu Deutsch: Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter. Die Initiative soll die Digitalisierung in der Wirtschaft vorantreiben.
Bis zur endgültigen Umsetzung der ViDA-Initiative auf EU-Ebene wird es zwar noch einige Jahre dauern. Dennoch sind auf dem Weg dahin bereits einige Änderungen in den EU-Staaten notwendig.
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Das betrifft auch die Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Deutschland. Für diese ist ab Januar 2025 die E-Rechnung verpflichtend. Auf Unternehmer kommen mit dem Jahreswechsel daher einige Änderungen zu. Wir erklären dir, was das für inländische Unternehmen bedeutet und welche Ausnahmen und Übergangsfristen es gibt.
Ab 2025: Das muss die neue E-Rechnung können
Bisher gelten Rechnungen, die digital versendet werden, bereits als elektronische Rechnungen. Das können beispielsweise PDF-Dokumente sein, die per E-Mail versendet und empfangen werden.
Diese Einstufung ist allerdings nur noch bis zum 31. Dezember 2024 gültig. Denn ab dem 1. Januar 2025 zählt als E-Rechnung nur noch eine Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird“, wie es vom Bundesfinanzministerium heißt.
Auch eine elektronische Verarbeitung muss durch die neue E-Rechnung dann möglich sein. Ein einfaches PDF-Dokument ist nicht mehr ausreichend. Damit es für den Jahreswechsel keine Unklarheiten gibt, gilt für die E-Rechnungspflicht der Zeitpunkt des Umsatzes als entscheidend.
Hast du also deinen Umsatz vor dem Jahreswechsel erwirtschaftet, stellst deine Rechnung aber später, gelten weiterhin die alten Regeln. Für Umsätze ab dem 1. Januar 2025 musst du dich jedoch an die neuen Regeln halten.
Welche Übergangsfristen gibt es?
Der Gesetzgeber räumt inländischen Unternehmen für die Einführung der E-Rechnung Übergangsfristen ein. Diese gelten im Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026.
In dieser Zeit ist es für die Rechnungsstellung weiterhin erlaubt, eine sogenannte „sonstige Rechnung“ zu erstellen. Dabei handelt es sich um Rechnungen, die keine E‑Rechnung im Sinne der neuen Regelung darstellt – beispielsweise eine per E-Mail versendete PDF-Datei.
Dabei ist zu beachten, dass nur Papierrechnung in der Übergangszeit in jedem Fall zulässig sind. Für sonstige Rechnungen, die elektronisch versendet werden, muss eine Zustimmung vom Empfänger vorliegen. Das gilt beispielsweise für PDF-Dokumente, die Unternehmen per E-Mail versenden. Der Gesetzgeber will dadurch verhindern, dass dem Empfänger zugemutet wird, „ein ihm gänzlich unbekanntes elektronisches Format zu akzeptieren“.
Hat der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro erwirtschaftet, gilt diese Übergangsfrist noch länger. Dann können – mit Zustimmung des Empfängers – noch bis zum Ablauf des Jahres 2027 Rechnungen im alten Format versendet werden.
Wer ist von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen?
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt nur für Rechnungen, die Unternehmer nach Paragraph 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) ausstellen. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass E-Rechnungen nur verpflichtend sind, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Ausgenommen sind daher:
- B2C-Umsätze, also Rechnungen an Endverbraucher
- Rechnungen für steuerfreie Umsätze, wie beispielsweise steuerfreie Finanzdienstleistungen oder steuerfreie Grundstücksvermietungen
Auch für den Fall, dass eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht, gibt es Ausnahmen. Für die folgenden Fälle muss keine E‑Rechnung gestellt werden:
- Kleinbeträge bis zu einem Bruttobetrag in Höhe von 250 Euro (§ 33 UStDV)
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV)
- Leistungen, die von Kleinunternehmer:innen erbracht werden (§ 34a UStDV)1
- Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, wie beispielsweise Vereine
- bestimmte Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück
E-Rechnung: Unterschied zwischen Erstellen und Empfangen
Trotz der Ausnahmeregelungen und Übergangsfristen macht der Gesetzgeber einen Unterschied zwischen der Erstellung und dem Empfang von E-Rechnungen. Denn während die Erstellung noch einer Übergangsfrist unterliegt, ist der Empfang tatsächlich ab 1. Januar 2025 verpflichtend.
Demnach muss ein inländisches Unternehmen ab dem neuen Jahr sicherstellen, dass es E-Rechnungen empfangen kann. Allerdings reicht hierfür bereits das Vorhandensein eines E‑Mail‑Postfachs aus.
Ausnahmen hierfür sind laut dem Bundesfinanzministerium nicht vorgesehen. So sollen Abgrenzungsprobleme und damit die Verkomplizierung des Steuerrechts vermieden werden.
Das gilt im Übrigen auch für Kleinunternehmer. Diese sind zwar von der Erstellung der E-Rechnung ausgenommen. Allerdings müssen sie – beispielsweise über ein E-Mail-Postfach – sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen können.
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