Einer der Hauptgründe für das Scheitern von Unternehmen ist ein mangelhafter Umgang mit Finanzen. Dabei ist eine effektive Kostenkontrolle in Unternehmen kein Hexenwerk. Alles, was es braucht, ist eine durchdachte Strategie. Diese 8 Tipps helfen dabei, immer die Kontrolle zu behalten.
Klare Budgetplanung durchführen
Bereits bei der Budgetplanung machen viele Unternehmen Fehler, da sie externe Einflussfaktoren, langfristige Entwicklungen und weitere wichtige Faktoren außer Acht lassen. Eine umfassende Budgetplanung erfordert aber nun mal mehr als nur eine grobe Schätzung von Einnahmen und Ausgaben.
Unternehmen müssen klar festlegen, welche Ziele sie mit ihrem Budget erreichen wollen. Dazu gehört auch, verschiedene Szenarien durchzuspielen und Puffer für die Risiken einzuplanen. Es kann nun mal leicht passieren, dass sich Marktbedingungen ändern oder ungeplante Kosten entstehen. Je konkreter die Budgetplanung erfolgt, desto belastbarer ist die finanzielle Steuerung des Unternehmens.
Ausgaben kontinuierlich überwachen
Im besten Fall überwachen Unternehmen sämtliche Ausgaben über ein zentralisiertes Dashboard, damit sie nie den Überblick über laufende Kosten und Budgetentwicklungen verlieren. Was zugegebenermaßen mit einem hohen Aufwand einhergeht, sollte mindestens einmal wöchentlich erfolgen. Tägliche Kurzprüfungen sind jedoch besser, damit Unregelmäßigkeiten frühzeitig erkannt und behoben werden können.
Sollten einzelne Posten stark vom geplanten Budget abweichen, ist es wichtig, die Ursachen zu analysieren und gegebenenfalls Gegenmaßnahmen einzuleiten. Dafür braucht es natürlich eine saubere Kategorisierung. Nur wenn überall eine korrekte Zuordnung möglich ist, können Unternehmen sehen, wo eine Nachjustierung erforderlich ist.
Digitale Tools einsetzen
Eine manuelle Kostenkontrolle ist zumindest bei mittelständischen und großen Unternehmen praktisch unmöglich. Allerdings sollten selbst kleine Start-ups nicht versuchen, sämtliche Ausgaben von Hand zu erfassen und auszuwerten. Die Nutzung von digitalen Hilfsmitteln ist heutzutage nun mal unverzichtbar, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Für die Kostenkontrolle bieten sich insbesondere Tools an, die automatisch Ausgaben erfassen und kategorisieren. Besagte Tools sollten auch Analysemöglichkeiten bieten, um Daten in Echtzeit auszuwerten. Eine strukturierte Datenaufbereitung ist schließlich essenziell zur Gewinnung von verwertbaren Erkenntnissen. Als Alternative zu speziell auf die Kostenkontrolle ausgelegten Softwarelösungen bieten sich Plattformen an, die Buchhaltung, Budgetplanung und Reporting miteinander verbinden.
Tankkarten nutzen
Nicht jedes Unternehmen verfügt über eine eigene Fahrzeugflotte, aber fast jeder Betrieb hat zumindest einige Firmenfahrzeuge. Da diese Firmenfahrzeuge regelmäßig für dienstliche Fahrten genutzt werden, braucht es eine Lösung, um die dabei entstehenden Tankkosten sauber abzurechnen.
Eine Tankkarte für Firmen ist hierfür am besten geeignet. Wenn Mitarbeiter häufig an unterschiedlichen Standorten unterwegs sind, gestaltet sich die Abrechnung mit klassischen Belegen oft umständlich. Mit einer Tankkarte werden alle Transaktionen automatisch erfasst. Hinzu kommen weitere Vorteile wie günstige Tarife, mehr Sicherheit und eine zentrale Kostenübersicht.
Klar mit den Mitarbeitern kommunizieren
Damit ein Unternehmen effizient wirtschaften kann, sollten möglichst alle Mitarbeiter zu einem gewissen Grad einbezogen werden. Zum einen wird dadurch die gesamte Budgetplanung um einiges transparenter, zum anderen steigt die Identifikation mit den Unternehmenszielen. Mitarbeiter sollten etwa wissen, was für Ausgaben erlaubt sind und wie viel Geld maximal investiert werden darf.
Das ist besonders dann wichtig, wenn es sich um Personen wie Abteilungsleiter handelt, da sie die nötigen Befugnisse zur Erteilung von Ressourcen haben. Wenn sie alle Mitarbeiter über die geltenden Richtlinien informieren, verhindern Unternehmen, dass unnötige Ausgaben entstehen. Abweichungen sind zwar weiterhin möglich, aber die Wahrscheinlichkeit unkontrollierter Budgetüberschreitungen nimmt ab.
Regelmäßige Kontrollen durchführen
Ein laufendes Monitoring ist bereits sehr gut und in vielen Fällen ausreichend. Trotzdem ist es besser, zusätzlich dazu regelmäßige Kontrollen durchzuführen. Besagte Kontrollen sind gewissermaßen Audits, bei denen Unternehmen prüfen, wie bestimmte Abteilungen oder Mitarbeiter ihre finanziellen Mittel einsetzen und ob sie sich dabei an die geltenden Richtlinien halten.
Kontrollen können monatlich erfolgen, pro Quartal oder auch nur einmal im Jahr. Wichtig ist im Grunde nur, dass die Kontrollen konsequent durchgeführt und sämtliche Ergebnisse übersichtlich dokumentiert werden. Nur dann lassen sich daraus konkrete Maßnahmen ableiten.
Vertragskonditionen mit Partnern prüfen
Viele Unternehmen haben mehrjährige Verträge mit ihren Partnern. Normalerweise ist es nicht möglich, diese Verträge kurzfristig zu ändern oder um eine Anpassung zu bitten. Dasselbe gilt für eine spontane Stornierung. Dennoch ist eine regelmäßige Prüfung der Vertragskonditionen unerlässlich, da sie Unternehmen dabei hilft, die Kontrolle über laufende Verpflichtungen zu behalten. Gerade bei Verträgen, die demnächst auslaufen, lohnt sich ein frühzeitiger Check der Konditionen.
Viele Partner sind zumindest nach mehreren Jahren Partnerschaft dazu bereit, über bessere Bedingungen zu verhandeln, um die Zusammenarbeit zu erhalten. Um einen gewissen Argumentationsspielraum zu haben, sollten Unternehmen mit Benchmarking arbeiten. Indem sie marktübliche Konditionen heranziehen, können sie begründete und realistische Verbesserungsvorschläge unterbreiten.
Klare Schlüsselkennzahlen definieren
Die Kostenkontrolle ist ein fortlaufender Prozess, bei dem klare finanzielle Rahmenbedingungen festgelegt werden müssen. Hier braucht es Schlüsselkennzahlen, an denen sich Unternehmen orientieren können. Sollten besagte Kennzahlen fehlen, ist es schwer, Einsparpotenziale zu identifizieren, den Erfolg von Optimierungsmaßnahmen zu messen und fundierte strategische Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.
Ein Beispiel für eine Schlüsselkennzahl ist die Prognosegenauigkeit. Bei der Kostenkontrolle spielt sie eine zentrale Rolle, da sie widerspiegelt, wie belastbar und realistisch die Budgetplanung ist.
