Ist am Ende deines Arbeitstages noch viel unerledigte Arbeit übrig? In vielen Fällen könnte die Ursache ein nicht gut ausbalanciertes Zeitmanagement sein. Wir stellen dir fünf Techniken und Prinzipien vor, mit denen du deine Arbeitsproduktivität steigerst.
Arbeit kann ja bekanntlich stressen. Wenn Abgabefristen ständig aufs Gemüt schlagen und am Ende Projekte nicht in der anberaumten Zeit fertiggestellt werden, führt das langfristig nicht nur für dich zu einer unbefriedigenden Situation. Unter Umständen kann das auch bei deinem Projektpartner zu Verstimmungen führen.
Zeit ist in diesem Zusammenhang ein zentraler Anknüpfungspunkt. Doch wenn wir von Zeitmanagement reden, reden wir in erster Linie von Selbstmanagement. Schließlich können wir Zeit nicht verändern oder sie an unsere persönlichen Befindlichkeiten anpassen. Verlieren wir sie, können wir sie auch nicht zurückholen.
Der Anker muss also bei uns selbst gesetzt werden. Nur durch ein diszipliniertes Zeitmanagement oder Selbstmanagement steigern wir unsere Produktivität und somit langfristig den Erfolg im Job.
Worum geht es beim Zeitmanagement?
Vom Grundsatz her liegt beim Zeitmanagement der Fokus auf zwei wesentlichen Fragen:
- Welche Aufgaben sind aktuell wirklich wichtig?
- Wie passe ich diese Aufgaben in meinen Tages- oder Wochenplan an?
Auf diese beiden Fragestellungen richten sich Zeitmanagement-Techniken aus. Erfolgsversprechend ist es dabei, wichtige Aufgaben zuerst zu erledigen. Weniger relevante Dinge, die häufig viel Zeit beanspruchen, gilt es entweder zu verschieben oder wenn möglich zu delegieren.
5 wichtige Techniken für erfolgreiches Zeitmanagement
1. Eisenhower-Prinzip
Eine der bekanntesten Techniken ist das Eisenhower-Prinzip. Nach ihm gilt es, sämtliche Aufgaben und Tätigkeiten in vier Kategorien einzuteilen – in sogenannte Eisenhower-Quadranten.
Ausgangspunkt sind dafür folgende Fragen:
- Ist die Aufgabe wichtig oder unwichtig?
- Muss sie dringend erledigt werden oder lässt sie sich verschieben?
Daraus lassen sich vier Quadranten ableiten:
1. Quadrant
Diese Aufgaben sind sowohl dringend als auch wichtig. Du solltest sie so schnell wie möglich erledigen.
2. Quadrant
Hierunter fallen Tätigkeiten, die zwar wichtig, aber nicht dringend sind. Für die Entwicklung deines Selbstmanagements ist der zweite Quadrant entscheidend und sollte zwingend bei deinem Wochenplan berücksichtigt werden.
Darunter fallen zum Beispiel Dinge aus den Bereichen Weiterbildung, Gesundheit, Regeneration oder auch das Erlernen neuer Fähigkeiten.
3. Quadrant
Hier werden Aufgaben gesammelt, die zwar dringend, aber nicht wichtig sind. Darunter fallen zum Beispiel Anrufe, unbeantwortete E-Mails oder auch Termine, die noch vereinbart werden sollten.
4. Quadrant
Im letzten Quadranten finden sich Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind. Diese solltest du entweder vermeiden, gar nicht verfolgen oder delegieren. Zur Not könnten sie noch zur persönlichen Entspannung verfolgt werden.
2. Das Pareto-Prinzip
Das bekannte Pareto-Prinzip besagt, dass du mit lediglich 20 Prozent des Zeitaufwandes 80 Prozent des Ergebnisses beziehungsweise aller Ergebnisse zusammen erreichen kannst. Die übrig gebliebenen 80 Prozent deiner Arbeitszeit nutzt du also, um die restlichen 20 Prozent des Ergebnisses zu erzielen.
Für die tägliche Arbeit ist dieses Prinzip zum einen sehr verheißungsvoll. Denn wenn du es schaffst, diese 20 Prozent rauszukitzeln und zu erkennen, hast du sehr viel Arbeitszeit gespart.
Zum anderen hat das Pareto-Prinzip warnenden Charakter. Denn ein ausgeprägter Hang zum Perfektionismus wird hier bitter bestraft. Dabei muss jedoch betont werden, dass bei manchen Aufgaben nur 100 Prozent zu einem angemessenen Ergebnis führen.
Beschäftige dich bei der Anwendung dieses Prinzips damit, ob die vor dir stehenden Aufgaben wirklich zielführend sind und zu den 80 Prozent des Ergebnisses beitragen.
3. Die ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode zielt auf die Planung des bevorstehenden Arbeitstages ab und beinhaltet fünf einzelne Schritte:
A wie Aufgaben
Fasse alle zu erledigenden Aufgaben am Vortag zusammen und notiere sie dir.
L wie Länge (Dauer)
Jetzt schätzt du die Zeit für jede einzelne Aufgabe ein. Optimal ist es, die Zeit lieber ein wenig zu knapp als zu umfangreich einzuplanen.
P wie Pufferzeiten
Störungen können immer entstehen. Deshalb solltest du 40 Prozent deiner Arbeitszeit als Puffer freihalten und einkalkulieren.
E wie Entscheidungen
In diesem Schritt priorisierst du deine Aufgaben nach Wichtigkeit. Gewöhnlich ist es notwendig, die Dauer der Arbeiten und somit Schritt L anzupassen.
N wie Nachkontrolle
Im letzten Schritt der ALPEN-Methode kontrollierst du alle Stufen und Aufgaben. Frage dich dabei, ob die wichtigsten Aufgaben auch wirklich an den Anfang gestellt sind und ob du kleinere Aufgaben in einem Block abarbeiten kannst.
4. Die ABC-Methode
Diese Zeitmanagement-Methode ist an das Eisenhower-Prinzip angelehnt, jedoch ein wenig effektiver.
Dabei unterscheidest du zwischen sehr wichtigen (A), wichtigen (B) und weniger wichtigen (C) Aufgaben. Insbesondere mit einer weiteren Technik – zum Beispiel zusammen mit der ALPEN-Methode – spielt die ABC-Methode ihre Stärken aus.
A-Aufgaben kannst du nicht an andere Personen übergeben, haben einen hohen Wert und beanspruchen ungefähr vier bis sechs Stunden deines Arbeitstages oder 60 Prozent deiner Zeit.
B-Aufgaben sind nicht ganz so wichtig und können gut delegiert werden. Dafür solltest du 25 Prozent deiner Arbeitszeit reservieren.
C-Aufgaben weisen eine sehr geringe Bedeutung auf. Leider beanspruchen diese recht viel Zeit. Maximal 15 Prozent deiner Arbeitszeit solltest du ihnen widmen. Ein klassisches Beispiel dafür ist das Telefonieren.
5. Die Pomodoro-Technik
Benannt nach einer Küchenuhr in Tomatenform ist die Pomodoro-Technik sehr effektiv für dein Zeitmanagement.
Zusammengefasst gibt es dabei fünf einzelne Schritte:
- Formuliere alle Aufgaben schriftlich und fixiere sie.
- Stelle einen Wecker auf 25 Minuten.
- Arbeite nun 25 Minuten konzentriert, ehe der Wecker klingelt.
- Mache nun fünf Minuten Pause.
- Lege nach vier Pomodoro-Einheiten eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten ein.
Ziel dieser Technik ist es, durch viele kurze, aber regelmäßige Pausen in häufigeren Abständen die eigene geistige Leistungsfähigkeit aufrecht zu halten.
Falls du mit dieser Technik nicht so recht zufrieden bist, kannst du deine Zeitintervalle ändern und zum Beispiel 45 Minuten arbeiten und dabei drei längere Verschnaufpausen einlegen. Diese Methode ist insbesondere Neulingen zu empfehlen, die sich im Zeitmanagement weiterentwickeln wollen.
Fazit
Die hier vorgestellten Techniken des Zeitmanagements sind sicherlich nicht für jeden Nutzer optimal. Je nach Persönlichkeit und eingeschliffenem Arbeitsverhalten passt eine bestimmte Methode besser als eine andere.
Probiere mehrere Methoden für dich aus. So bekommst du ein gutes Fingerspitzengefühl, mit welchem Prinzip du dein Zeitmanagement verbessern kannst. Eventuell passt für dich auch eine Kombination aus mehreren Techniken.
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