Du bewirbst dich auf einen neuen Job und hast deine Bewerbung abgeschickt. Danach wird es ruhig. Wenn das der Fall ist, hat das Unternehmen nicht verstanden, dass Employer Branding bereits mit der Eingangsbestätigung beginnt. Ein positives Beispiel.
Jeder, der schon mal eine Bewerbung geschrieben hat, kennt das Spiel mit der Eingangsbestätigung.
Das ausschreibende Unternehmen schickt automatisch eine E-Mail, in der kurz und knapp der Eingang der Bewerbungsunterlagen bestätigt wird. Eventuell gibt es noch einen Hinweis darauf, dass man sich bitte gedulden solle, bis das Unternehmen auf einen zukommt.
Alternativ kommt gar keine Benachrichtigung oder diese erfolgt erst auf konkrete Anfrage des Bewerbers. Zugegeben, mir gefällt keine der drei genannten Varianten. Die erste Version beinhaltet zumindest die Information, dass die Bewerbung angekommen ist. Mehr aber auch nicht.
Dabei fängt die Mitarbeiterbindung genau in diesem Moment mit dem ersten Eindruck an. Um ehrlich zu sein sogar noch früher – nämlich bei der User Experience der Online-Bewerbung.
Der Bewerbungsprozess ist wie ein Flirt
Bereits der erste Klick zum Einreichen der Bewerbungsunterlagen zeigt, ob ein Unternehmen beim Bewerbungsverfahren mitgedacht hat. Je einfacher das Prozedere gestaltet ist, desto zufriedener ist der Bewerber.
Der erste positive Schritt zur Zusammenarbeit ist getan. Schließlich macht es keinen Spaß, jedes Dokument inklusive Bewerbungsbild einzeln (!) hochladen zu müssen.
Je nach Bewerbung können das mit Zeugnissen, Arbeitsproben und Empfehlungsschreiben viele sein, um dann am Ende trotzdem die komplette Bewerbung in Form eines Gesamt-PDF zusätzlich beifügen zu müssen. Das ist völlig sinnbefreit aus der Sicht des Bewerbers und dennoch gelebte Praxis in vielen Unternehmen.
Die Bewerbung ist abgesendet und dann kommt eine unpersönliche E-Mail wie eingangs beschrieben. Sofern nicht einmal eine Eingangsbestätigung folgt, ist dies besonders frustrierend. Warum ich die erstere Variante ebenfalls unglücklich finde?
Nun, ich weiß, dass es auch anders geht. Und zwar bei der Steuer- und Rechtsanwaltskanzlei Husemann & Partner. Das Unternehmen aus Dortmund schafft es in einer Eingangsbestätigung mit knapp drei Sätzen, Wertschätzung für den Bewerber zu kommunizieren. Und zwar wie folgt:
Sehr geehrte/r Frau/Herr XY,
vielen Dank für die Zusendung Ihrer Bewerbung. Wir freuen uns sehr darüber und werden sie aufmerksam lesen.
Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass eine Rückmeldung zu Ihrer Bewerbung ein wenig Zeit in Anspruch nehmen kann. Uns ist es wichtig, jeder Bewerbung den nötigen Raum zu geben.
Mit freundlichen Grüßen
Im Grunde handelt es sich hierbei um eine einfache und klar formulierte E-Mail. Allerdings unterscheidet sich sich eklatant von anderen Eingangsbestätigungen, die ich bisher in meinen rund 20 Berufsjahren gesehen habe.
Zum einen fällt mir der Halbsatz „wir werden sie aufmerksam lesen“ auf. Zum anderen der letzte Satz, der nichts anderes aussagt als: „Haben Sie Geduld, wir melden uns.“ Nur ist er noch besser und respektvoller formuliert.
Es kann so einfach sein und dennoch schaffen es viele Unternehmen nicht, an dieser sehr sensiblen Stelle im Bewerbungsprozess ein paar freundliche und respektvolle Worte zu wählen.
Gut gewählte Worte und eine schnelle Reaktion stärken das Employer Branding
Ist die Bewerbung erst einmal abgeschickt, heißt es warten. Durchschnittlich benötigt ein Unternehmen zwischen fünf und sechs Wochen, bis die Unterlagen gesichtet wurden und eine erste Auswahl getroffen ist, stellt die Karrierebibel fest.
Kommt dann die Einladung zum Gespräch und gibt das Unternehmen an, bis wann nach einer Entscheidung mit einer Rückmeldung zu rechnen sei, wird dieser Zeitraum vom Bewerber genau beobachtet.
Sollte dann keine Information kommen, ist der zuvor gewonnene gute Eindruck fast schon Makulatur. Indem Unternehmen solche Zusagen einhalten, zeigen sie, wie seriös sie arbeiten und wie ernst sie die Aussage meinen.
Ein solches Verhalten spricht sich herum. Bewerber tauschen sich aus. Viele bewerten auch öffentlich auf Kununu ihre Bewerbungserfahrungen. Auf Xing werden Stellenanzeigen häufig direkt mit der Bewertungsplattform verbunden, sodass mit einem Klick die Erfahrungen mit dem Unternehmen lesbar sind.
Auch hier zeigt wieder Husemann & Partner, wie eine E-Mail formuliert werden kann, um den Bewerber über eine Verzögerung zu informieren:
Sehr geehrte/r Frau/Herr XY,
vielen Dank für das angenehme Gespräch in unserem Hause.
Wir haben Sie nicht vergessen, aber eine gute Entscheidung braucht ein wenig Zeit. Daher bitten wir Sie noch um Geduld. Gerne melden wir uns bei Ihnen, sobald wir eine Entscheidung getroffen haben.
Vielen Dank für Ihr Verständnis.
Wertschätzung ist Reputation
Ich glaube, dass viele Unternehmen die Wirkung ihres Bewerbungsprozesses unterschätzen. Dabei ist es wie im echten Leben: Der erste Eindruck zählt. Oder um es mit den Worten von Warren Buffet zu sagen:
Es braucht 20 Jahre, sich eine gute Reputation zu erarbeiten und fünf Minuten, sie zu zerstören.
Soweit muss es gar nicht kommen. Das Beispiel von Husemann & Partner kann eine Inspiration dafür sein, wie Kommunikation zwischen Arbeitgebern und Bewerbern laufen kann.
Selbst wenn am Ende die Entscheidung gegen eine Zusammenarbeit fällt, führen wertschätzendes Verhalten und das Verfahren dazu, sich gegenseitig positiv im Gedächtnis zu behalten.
Der Bewerber hinterlässt im besten Fall eine positive Rezension auf Kununu, trägt seine Erfahrungen auf anderen Plattformen weiter und weitere Bewerber sind eher geneigt, ihre Unterlagen einzusenden.
Gleichzeitig haben Unternehmen die Chance, ihren Pool mit wirklich interessierten Bewerbern zu füllen, die vielleicht für eine andere Stelle angesprochen werden können und die bereit sind, ihre Unterlagen erneut einzureichen. Eine einfache E-Mail kann viel bewirken. Viel Erfolg!
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