Sonstiges

2012: Tod dem Papierkrieg!

In diesem noch jungen Jahr wird man an einem Trend nicht mehr vorbei kommen. Sollte man auch gar nicht, denn da will uns jemand helfen und ein Urproblem des Informationszeitalters lösen: Der alltägliche Papierkrieg soll in diesem Jahr endlich über den Jordan geschickt werden. Rechnungen, Bescheinigungen, Kassenzettel, alle Arten von Dokumenten sollen an einer Stelle archiviert werden, an der sie uns nicht mehr im Weg herumliegen: in der Cloud.

Ein ganzer Haufen junger Unternehmen macht sich derzeit auf, diesen Markt mit einem jeweils eigenen Ansatz zu erobern, und interessanterweise geht ein großer Teil dieser Bewegung von Deutschland aus. Fastbill aus Essen etwa will die einst papierne Kunden- und Lieferantenkommunikation auf das Web verlagern. Reposito aus Karlsruhe hilft dabei, Kassenzettel einzuscannen – oder sie gar nicht erst auszudrucken. Dropscan scannt lästige Dokumente für uns, damit wir sie los sind. Doctape, Doo und Smarchive wollen zur Sammelstelle für Dokumente werden. Memonic, Evernote und Springpad wollen unsere Ideen online archivieren, die wir sonst irgendwo hingekritzelt hätten. Mit etwas Glück könnte Ende des Jahres nichts mehr so sein, wie es einmal war: dem Papier wird gleich an mehreren Fronten der Krieg erklärt.


Krempel einfach wegschicken

Die einen bemühen sich um Papiervermeidung. Die anderen versuchen Licht in das Papierchaos zu bringen, das trotz aller Bemühungen dennoch anfällt. Oder schon angefallen ist. Lästige Dokumente etwa, die man nirgendwo ablegen mag, aber dennoch nicht einfach entsorgen kann, sind Garantie-Erklärungen und Gebrauchsanweisungen. Die Apps MeinInventar und Garanbo versprechen, Ordnung da hinein zu bringen. Hier ist allerdings ein hohes Maß an Ordnungsliebe und Eigeninitiative gefragt. Nahezu paradiesisch klingt da der Ansatz von Dropscan: Man verschickt den ganzen Krempel mit der Post und ist ihn ein- für allemal los.


Der Dienst sammelt die Dokumente außerdem an einer Stelle und macht ihn in der Cloud verfügbar. Ein Ansatz, den auch die beiden Dienste Doctape und Smarchive verfolgen, die inzwischen im Closed-Beta-Status sind. Doctape archiviert alle möglichen Arten von Dateien und bietet die Möglickeit, sie mit anderen zu teilen. Die Hannoveraner gehen damit also in die Richtung der Online-Speicher wie Drobox, SugarSync und auch RapidShare. Ein Fokus liegt aber auf der Verwaltung von Dokumenten. Der Start von Doctape verheißt Gutes: Der Dienst hat eine angenehme Weboberfläche und machte bei uns im Kurztest einfach Spaß.


Mehr an den privaten Bedarf ausgerichtet, hat sich der Mitbewerber Smarchive aus München, der Dokumente in einer ansprechenden Weboberfläche archiviert. Entweder chronologisch oder im Kalenderformat. Zusatzschmankerl: Smarchive kann die Daten aus Dokumenten aufschlüsseln und strukturieren, um etwa in einem Diagramm anzuzeigen, wie hoch die Telefonrechnungen der letzten 12 Monate gewesen sind.


Zentrale Sammelstelle für Rechnungen und Co.

Und dann wäre da noch Doo. Das Bonner Startup, das im Dezember dank einer Kapitalspritze in Höhe von 5,2 Millionen Euro für Aufmerksamkeit sorgte, will die Private Beta seiner Mac-Version am 15. Februar starten. Am 20. März soll der Startschuss für die Public Beta erfolgen. Das Unternehmen hält sich noch bedeckt, wie die Software genau aussehen soll. Erste Entwürfe deuten in Richtung einer Desktop-Software, die sich optisch zwischen Datei-Manager und E-Mailprogramm bewegt und Dokumente in der Cloud sichert. Es soll Schnittstellen zu den „Verursachern“ von Dokumenten geben: ein Client soll die Rechnungen etwa von einem TK-Anbieter wie der Telekom abholen und ohne Zutun des Nutzers speichern.


Von der Oberfläche her würde Doo damit dem Webclipper Evernote ähneln. Dieser verwaltet Schnipsel, die man entweder mit dem Browser gesammelt oder in Form einer Notiz mit dem Smartphone, der Weboberfläche oder einem Tablet angelegt hat. Der Dienst sorgt damit dafür, dass Papier gar nicht erst entsteht. Nebenbuhler Memonic will das gleiche erreichen. Springpad verspricht, solche Daten nicht nur zu speichern, sondern zu strukturieren. Und dann gäbe es da noch ein Tool wie den Dropbox Automator von Wappwolf, der Dokumente aus sozialen Netwerken automatisch in der Dropbox ablegt. Otixo schließlich ist eine App, die Dateien aus mehreren Online-Speichern wie eben Dropbox an einer Stelle sammelt.

Zettelwirtschaft raus aus dem Haus

Worum es geht: Papier vermeiden, Dokumente archivieren, die Informationen daraus clever strukturieren, vorhandenes Papier digitalisieren und entsorgen. Auf dass keine Schnipselchen mehr auf unserem Schreibtisch oder in irgendwelchen Schubladen herumfliegen. Der Beitrag hier ist natürlich nur ein kleiner Ausschnitt aus dem Feldzug gegen das Papier, der an vielen Fronten geführt wird. Xing Beam etwa oder TimeKiwi schicken sich an, die Visitenkarte überflüssig zu machen. Online-Journalismus hilft, Zeitungspapier zu vermeiden…

Stellt euch vor, es gäbe irgendwann eine Lösung, die alle Dokumente von euch archiviert, die binnen eines Jahres angefallen sind. Sie werden sortiert, mit dem Kontoauszug abgeglichen, von einem Steuertool geprüft und per Elster an das Finanzamt geschickt. Eine Steuererklärung ohne Zettelwirtschaft und Paragrafen. Millionen Menschen wären von einer ihrer größten Alltagssorgen befreit.

Das Papier wird deswegen nicht aussterben – was gut ist. Manche Dinge schreibt man eben besser mit der Hand auf. Bewiesen ist ja auch, dass man sich besser konzentrieren kann, wenn man beim Telefonieren irgend etwas auf ein Stück Papier kritzelt. Aber der Ansatz, die ungeliebte Papierbürokratie aus unseren Haushalten zu verbannen, ist ein höchst ehrenwerter Zug. Einen Orden dem, der das möglichst elegant, umfassend und vor allem schnell schafft! Im Laufe dieses Jahres dürften wir da sehr gute Ansätze sehen.

(Jürgen Vielmeier, Bild oben: Erichh (CC))


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Über den Autor

Jürgen Vielmeier

Jürgen Vielmeier ist Journalist und Blogger seit 2001. Er lebt in Bonn, liebt das Rheinland und hat von 2010 bis 2012 über 1.500 Artikel auf BASIC thinking geschrieben.

32 Kommentare

  • top artikel, danke dafür jürgen!

    interessant finde ich an der ganzen betrachtungsweise wie der weg hinein in die dienste funktioniert. also wie, wo und womit wird gescannt. die scanner-apps für smartphones werden parallel zu den cams besser, es gibt top einzelblatteinzugsscanner wie den scansnap und doxie hat auf der macworld in der letzten woche endlich doxie wifi gezeigt. eng verbunden mit der entscheidung für einen der genannten dienste ist für mich also der hardware- bzw. scan-part oder scan-service-part.

  • Ist das ein Test, ob man ein Vollidiot ist? Man soll seine Papierdokumente mit einem windigen Webdienst einscannen und ordnen? Obwohl es dafür Software wie Acrobat gibt?

  • mir erschließt sich der sinn dieser ganzen neuen dienste nicht. ich sehe keine zielgruppe. dokumente sortieren und in der cloud speichern? das machen doch die meisten unternehmen sowieso schon. und privatanwender haben neben dropbox oft ihre eigenen clouds in Form von NAS.

    wenn ich mir das so durchlese, kommt es mir so vor, als wären das einfach nur cloud dienste, die damit werben, speziell für dokumente zu sein. dabei sind es eigentlich nur cloud dienste, wie jedes andere auch. oder was können die noch (außer der hinschicken-und-scannen blödsinn, dafür gibt es praktikanten ;-))?

  • Dropscan hört sich ja eigentlich super an, aber wenn ich dann überlege, dass ich „irgendeiner Firma“ mein halbes offizielles Leben anvertraue (Kontoauszüge, Rentenversicherung, Steuerbescheide, etc.) wird mir schon ein bisschen übel, was man damit für Schabernack treiben könnte.
    Das Problem ist dann ja nur ein schwarzes Schaf.
    Dann scanne ich wohl doch lieber selbst und packe das verschlüsselt in meine Dropbox.

  • @Andy Lenz: Danke. Die Technik dahinter finde ich auch interessant. Vielleicht gibt es dafür mal einen Extra-Beitrag.

    @Helen: Und welche Adobe-Dienste helfen dir da wie und nehmen dir welche Arbeit ab? Abgesehen davon, dass ich Adobe für nicht weniger windig halte als so manches andere Unternehmen.

  • Leute, wenn ihr solche Sachen outsourct, macht es bitte an Dienstleister, die Ihr persönlich kennt und greifbar vor Ort habt. Und speichert Euren Mist nicht in der Cloud sondern auf nem Firmenserver!

  • Naja, jeder ist selbst verantwortlich was er von sich preisgibt, aber wenn man es selbst nicht mehr in der Hand hat ist das natürlich sehr bedenklich. Aber ich denke in Zukunft wird sich die ganze Cloud“ Thematik und das Thema Datenschutz noch weiter verschärfen.

  • Mir erschließt sich der Sinn dieser Dienste überhaupt nicht.
    Ich scanne meine Dokumente schon seit Jahren(!) selbst ein und speichere sie auf meiner eigenen Platte+Backup.(In einem Archiv mit Passwort)
    Damit sind meine Daten auch bei mir und ich habe die volle Kontrolle darüber.
    Was passiert denn wenn so ein toller Cloud-Dienst gehackt wird und die Daten gestohlen/gelöscht werden? Nein Danke!

  • *gähn* … Das „papierlose Büro“ gibt es jetzt wie lange schon? 🙂

    Ich glaube irgendwnn Anfang der 90er träumten alle davon, dass man „im Jahr 2000“ kein Papier mehr benötigen würde.
    Und seitdem hat sich die zettelwirtschaft mit jeder Computergeneration noch verstärkt. Ich kenne KEINE Firma, die nicht mehr papier benötigt als vor den Computern.
    Jetzt ists also mal wieder so weit, diesen hype auszurufen?
    Und da wir modern sind, stellen wir alle wichtigen Betriebsunterlagen „in die Cloud“?
    Mal schauen wann der erste anfängt zu jammern, weil hunderttausende Lohnabrechnungen „durch einen Softwarefehler“ für jeden lesbar sind ;).

  • Trotzdem gibt es noch immer keine Lösung wie auch Laien ganz einfach und mit wenig Aufwand ihre digitale Unterschrift auf Emails setzen um zB auch ihre Rechnung online verschicken zu können.
    Da setzt irgendwie niemand an….

  • Niemand zwingt einen sein komplettes Leben in der Cloud zu speichern. Und wen ausser euch interessieren schon Handy Rechnungen (ohne EVN)? Die Stromrechnung? Die Gasrechnung? OMG wie privat! Aber dann umbedingt währnend man sich nebenbei drüber aufregt, sämtliche private Fotos in die iCloud hochladen, irgendwo auf ami-server, mit schwammigen AGBs und nebenbei sein restliches leben öffentlich in Facebook posten.
    Ich finde die neuen Tools nützlich und freu mich schon auf die Anwendung. Und ich denke sobald diese TÜV Zertifiziert sind und der Serverstandort Deutschland ist und nicht irgendwo und alles verschlüsselt wird, habe ich da keine Bedenken.

  • Danke für den schönen Beitrag!

    @Anonymous (#10): Um Rechnungen zu verschicken muss nicht die E-Mail, sondern nur die Rechnung selbst (wenn überhaupt) digital signiert sein. Und das seit dem 23.Sept. 2011 auch nicht mehr zwingend, wenn ein sog. „innerbetrieblicher Kontrollpfad“ vorhanden ist. Beides wird mit FastBill einfach ermöglicht. Signatur erfolgt auf Knopfdruck und kostet 10 Cent, wenn du möchtest. Die Voraussetzungen für den Kontrollpfad sind durch die Software gegeben.

    @holladiewaldfee (#11): Ich stimme dir voll und ganz zu. Der Serverstandort Deutschland (bzw. Gesetzes- und Gerichtsstand Deutschland) ist wichtig! Deshalb liegen die FastBill Server auch in Frankfurt und nicht bei Amazon in Irland 😉

  • Und wenn die Cloudfirma in 10 Jahren pleite geht oder ab man nach 20 Jahren noch seine alte Festplatte lesen kann?
    Also Papier kann das alles noch nach 100 Jahren …. wenn die Bits und Bytes wohl schon lange im Nirvana sind.
    Daher glaube ich kaum das es von keinem zur Zeit stehenden Speichermedium Ersetzt werden kann.
    Mann stelle sich einmal vor was wohl von persönlichen Sachen oder vom Wissen oder der Geschichte der Welt noch übrig wäre wenn schon vor 200 Jarhen alles in dieser Art digital worden wäre , da sollte sich wohl eher Angst um unsere Zukunft machen.

  • Vollkommen überflüssig.

    Manches wird auch noch in 50 Jahren auf Papier vorhanden sein und damit basta!

    Wer wirklich seine Papierberge reduzieren möchte der kann vieles selber einscannen und auf eine eigene externe Festplatte speichern die nur für diese Zwecke vorhanden ist.

    Kosten?

    Weniger wie 100 Euro und das für immer!

    Was ist aber mit die berechtigte Frage ob ich vielleicht in 10 oder 20 Jahre noch meine Festplatte lesen kann?

    Ganz einfach regelmäßig überprüfen.

    Hier reicht es meist alle 6 Monate zu prüfen und vielleicht dann bei Bedarf eine neue externe Festplatte zu besorgen.

    Wichtige Dokumente in eine Cloud an ein Unternehmen zu senden?

    Da könnt ihr gleich eure Steuererklärung und Kontoauszüge bei FB posten.

    Cloud Lösungen sind für nicht besonders vertrauenswürdige Sachen vielleicht eine Lösung, aber doch nicht für alles.

    Zum Schluss.

    Was mache ich wenn mein Cloud Unternehmen plötzlich Pleite geht? Wie komme ich dann zu meine Daten?

  • Klingt praktisch, endlich kein lästiges sortieren mehr von Papierkram, keine Regale mehr voll Aktenordnern.

    In der Praxis wird das leider nichts. Einem solchen Dienstleister würde ich keine vertraulichen oder wichtigen Dokumente anvertrauen und die unwichtigen kann man meist entsorgen.

    Kontoauszüge, Gas, Wasser, Strom, Telefon usw. kommen sowieso schon längst nur digital.

    Vielleicht wäre es etwas für Rechnungen, um z.B. ein defektes Gerät reklamieren zu können. Nur, wie sieht das der Händler, wenn ich mit einer ausgedruckten Kassenbon-Kopie aufkreuze?

    Überhaupt gibt es etliche Dokumente, die im Original vorliegen müssen/sollten. Von den Originalen seiner Zeugnisse oder Abschlüsse z.B. möchte sich sicherlich niemand trennen.

  • Wer schon einmal umgezogen ist, irgendetwas bei der Stadt beantragt hat oder mal ein Gewerbe anmelden wollte, kennt das: stundenlanges Suchen, Beantragen, Kopieren und wieder Abheften von Dokumenten, Bescheinigungen, Rechnungen, Kontoauszügen, Urkunden und Formularen. Und wenn man sich dann in der Behörde eine Nummer gezogen hat und nach langem Warten endlich dran kommt…fehlt genau 1 Zettelchen, irgendeine popelige Bescheinigung, an die man nicht gedacht hat…

    Mein Traum: ich gehe zum Amt, und alles was ich mitnehme, ist mein Handy. Sie wollen Unterlagen – kein Problem. Handy gezückt, App gestartet, los gehts:
    Geburtsurkunde – Häkchen dran. Abmeldebestätigung – Häkchen dran. Scheidungsurteil, KFZ-Versicherung, die letzten 10 Telefonrechnungen? Häkchen dran. Mietschuldenfreiheitsbescheinigung des alten Vermieters, Schufa-Auskunft, Einkommensnachweise, aktuelles Lichtbild? Kein Problem. Nochwas? Nein? Prima. Ihre Behörden-Email-Adresse oder Faxnummer bitte. Tadaaa, alle Unterlagen, die Sie brauchen. Dankeschön.

    Sobald die Sicherheit und lebenslange Verfügbarkeit meiner Daten gewährleistet sind, bin ich der Erste, der dabei mitmacht. Ich hoffe nur, dass das irgendwer hinbekommt…bis dahin heißt es weiter: Suchen, Beantragen, Kopieren, Abheften…

  • @Tadaaa
    Das ist genau der Weg den Smarchive gehen will: Alle wichtigen Dokumente, gespeichert in der Cloud und Synchronisiert mit der iPhone App, so dass du sie immer dabei hast, wenn du sie brauchst, auch offline.

  • Klasse Artikel. Im Büro bin ich 100%-Papierfrei. Und jetzt versuche ich Stück für Stück das ganze Privat zu übertragen. Artikel gleichmal auf meine „Read-it-Later-Liste“ mal schauen welche Dienste ich produktiv verwenden kann.

  • Ich hab jetzt auf meinem (relativ jungen) Blog ein Experiment – Drei Monate ohne Papier auf der Arbeit und Privat.

    Aber ich glaube nicht das ich irgendwelche Start-Up Software brauchen werde sondern das es schon ein Programm gibt mit dem ich das erreichen kann

  • Irgendwie weis ich nicht so genau ob das alles irgendwie brauchbar ist. Das Problem ist doch eher das Banken, Versicherungen und Gemeinden und Firmen alles in Papierform verschicken. Ob ich das nun in Ordner einsortiere und mir elektronisch irgendwo einfach einen Hinweis speichere oder es dann einscanne macht vom Arbeitsaufwand her keinen so großen Unterschied. Auch bei den Diensten die das Einscannen anbieten muss ich die Dokumente erst einmal dorthin schicken.

    Also ist eigentlich der Versandweg das Problem. Diese Ansätze hier qualifizierte Wege anzubieten sind nicht schlecht, sogar dieses vielkritisierte DMail oder E-Post System weist hier in die richtige Richtung, auch wenn die Umsetzung mal wieder total daneben liegt.

    Zum Anderen bin ich mir, wie auch schon Andere vor mir hier kommentiert hatten, nicht so sicher ob ich wirklich meine Dokumente und Rechnungen irgendwo in einer Cloud liegen haben möchte. Warum muss das eigentlich alles in die Cloud? Lokale Software mit guter Backuptechnik und hier möglicherweise auch der Möglichkeit (rein Optional) dieses Backup verschlüsselt auf einem Anbieterserver liegen zu haben wäre meiner Ansicht nach die bessere Lösung.

  • Eins muss ich, glaube ich, hier noch einmal klarstellen: Die oben genannten Dienste werden auch alle zusammen auf absehbare Zeit weder das Papier töten, noch das papierlose Büro herbeiführen. Aber sie können einige Dinge für uns erheblich vereinfachen und mehr Ordnung schaffen, es vielleicht sogar wieder spannend machen, Dokumente zu archivieren. Ich freu mich drauf!

  • > Jürgen Vielmeier schrieb:
    > Stellt euch vor, es gäbe irgendwann eine Lösung,
    > die alle Dokumente von euch archiviert, …
    > … Sie werden .. mit dem Kontoauszug abgeglichen …
    > … an das Finanzamt geschickt…
    @juergen:
    Das alles und noch viel mehr gibt es schon!
    Und nicht nur fuer Dokumente, sondern auch
    fuer e-Mail, Telefonate, GPS-Daten, …
    Aber nicht fuer Euch, sondern fuer uns. Sorry.

    >Helen schrieb:
    >Ist das ein Test, ob man ein Vollidiot ist? …
    @Helen:
    Ja, genau! Und „Millionen Menschen“ haben ihn bereits bestanden,
    und werden durch uns „von ihren größten Alltagssorgen befreit“,
    naemlich von ihren persoenlichen Daten. Ist das nicht super?

    > Hans-Peter schrieb:
    > Mir erschließt sich der Sinn dieser Dienste überhaupt nicht…
    > … Was passiert denn wenn so ein toller Cloud-Dienst
    > gehackt wird und die Daten gestohlen/gelöscht werden? …
    @Hans-Peter:
    Es gibt keinen Sinn solcher „Dienste“, jedenfalls nicht fuer Dich.
    (Fuer uns natuerlich schon…)
    Ausserdem ist es gar nicht noetig, zu hacken.
    Wenn die Daten erst einmal in der „cloud“ unterwegs sind,
    ist es ein leichtes fuer uns, darauf zuzugreifen.
    (@Christian: Egal, wo die Server stehen …)

    @all:
    Es ist einfach super, seitdem es die „cloud“ gibt,
    ist das Leben so einfach geworden. Jedenfalls fuer uns.
    Das Wort „cloud“ hoert sich ja auch genau so an,
    wie das deutsche Wort „klaut“. (nomen est omen)
    Und was hat das Maerchen vom „papierlosen bureau“ damit zu tun?
    Gar nichts!

    Best greetings from the federal bureau of (not „papierlos“) investigations
    and allied agencies.
    (and sorry for our umlaute, we do not have german keyboard,
    only copy/paste)

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