Nach langen Wochen im Home Office haben die meisten Unternehmen das Konzept „Remote Work“ erfolgreich umgesetzt, da kommt schon die nächste Herausforderung des „New Normal“ auf uns zu: Kollaboratives Arbeiten, also das Zusammenspiel aus Remote Work und Büropräsenz.
Denn so sehr wir die Flexibilität des Home Office zu schätzen wissen – nicht alles lässt sich digital abbilden: Ein kurzer Schnack mit den Kolleg*innen in der Kaffeeküche, Fragen schnell über den Schreibtisch klären oder der kreative Austausch und der Transfer von Ideen und Wissen. Damit das hybride Modell zum Erfolg wird, haben wir fünf Tipps für euch zusammengestellt.
1. Smarte Tools erleichtern die Zusammenarbeit
Projekte, Workflows, Strukturen – jedes Unternehmen vertraut hier auf seine eigenen Methoden. Entsprechend flexibel sollten eingesetzte Software und Apps sein, über die Teams ihre Zusammenarbeit planen, nachverfolgen und auswerten. Denn gerade wenn Remote Work und Büropräsenz parallel zueinander laufen, ist eine nahtlose Abstimmung zwischen allen Beteiligten entscheidend.
Zu den zentralen Herausforderungen gehört insbesondere die teaminterne Kommunikation, das heißt das Zuweisen und Nachvollziehen von Aufgaben und Projektfortschritten sowie Feedbackschleifen. Neben Messenger- bzw. Chatprogrammen, die das Zurufen über den Schreibtisch ersetzen – und das E-Mail-Aufkommen deutlich reduzieren –, zählen dazu insbesondere Projektmanagement-Tools.
Hier lassen sich Projekte im Team bearbeiten, Aufgaben zuweisen, Deadlines festlegen und der aktuelle Stand auf einen Blick erfassen. Die gängigen Tools bieten entweder Kanban- bzw. Dashboard- oder klassische Listenansichten. Was funktioniert, muss jedes Unternehmen für sich herausfinden.
Entscheidend: Je weniger zusätzliche Softwarekomponenten für die Bereitstellung von Arbeitsmaterialien oder für den Informationsaustausch implementiert werden müssen, desto schlanker und effizienter die Abläufe. Wie das in der Praxis funktioniert zeigt übrigens die neue Adobe Videoserie „We love New Work“.
2. Auf den Punkt gebracht: Klare Meeting-Strukturen sind Pflicht
Generell gilt: Kommunikation ist das A und O. Fällt der kurze Kommunikationsweg innerhalb des Büros weg, sind klare Absprachen wichtiger denn je. Das gilt nicht nur für Zuständigkeiten und Deadlines, sondern auch Meetings. Wichtig ist, mit einer klaren Zielstellung in die Besprechung zu gehen: Was soll erreicht oder geklärt werden?
Hieraus lassen sich vorab Agendapunkte, Zeitslots und Teilnehmende festlegen. Damit das Meeting Struktur bekommt und die Agenda eingehalten wird, empfiehlt sich eine Moderation des Meetings, um durch die Agenda zu führen und vor allem alle Anwesenden – online wie onsite – gleichermaßen einzubinden. Gerade wenn nicht alle in einem Raum anwesend sind, sollten möglichst mehrere Informationskanäle genutzt werden.
Neben der reinen Tonübertragung sind das Teilen des Bildschirms und im besten Fall die Videoübertragung sinnvoll. So haben alle Beteiligten nicht nur die wichtigsten Stichpunkte stets vor Augen, auch die für das Verständnis essentielle nonverbale Kommunikation kommt bei allen an. Und: Flipcharts oder Tafeln sind für hybride Konferenzen wenig geeignet. Auch hier können Projektmanagement-Tools helfen, Meetings effizienter zu gestalten.
Viele Anwendungen bieten Notiz- und Brainstorming-Bereiche an, die Skizzen und Notizen für alle sicht- und editierbar machen. Und weil Aufgaben, Zuständigkeiten und das weitere Vorgehen direkt im entsprechenden Tool vermerkt werden können, steht am Ende des Meetings ein klares Fazit.
Die sonst übliche Follow-up E-Mail hat sich damit erledigt. Übrigens: „Keep it short“ gilt auch für hybride Meetings! Warum ein Meeting maximal 45 Minuten dauern sollte? Teilnehmende arbeiten fokussierter und – das gilt insbesondere für Tage, an denen eine Videokonferenz die nächste jagt – man hat zwischen den Calls die Gelegenheit, sich einen Kaffee zu holen und die besprochenen Inhalte zu reflektieren.
3. Kollaboratives Arbeiten – Cloud sei Dank
Ruckelnde VPN-Clients, um auf den unternehmensinternen Server zugreifen zu können? Lästig! Und – Stichwort kollaboratives Arbeiten – nicht immer zielführend. Die Lösung: Cloud-Kollaboration. Dazu müssen Unternehmen nicht einmal den gesamten firmeninternen Server in die Cloud verlegen.
Von Microsoft Excel oder Word bis hin zu den Programmen der Creative Cloud und Document Cloud bieten viele Software-Anbieter einen direkt an die jeweilige Anwendung angebundenen Cloud-Service an, in dem Dateien zentral gespeichert und von mehreren Teammitgliedern parallel und in Echtzeit bearbeitet werden können.
In Adobe Acrobat Pro etwa lässt sich mit einem Klick ein Dokument mit anderen Personen teilen und auf beliebigen Geräten, ob Desktop, Tablet oder Smartphone, kommentieren und redigieren. Damit hier keine Verwirrung bezüglich der Zuständigkeiten innerhalb des Dokuments aufkommt, können einzelne Teammitglieder gezielt per @-Adressierung angesprochen und per E-Mail informiert werden, dass ihr Input benötigt wird.
Übersichtlich wird es dank eines zentralen Dashboards, in dem das Feedback zentral gesammelt und einzelne Bearbeitungsschritte nachvollzogen werden können. Effektiver lässt sich ein wildes E-Mail Ping Pong mit immer größer werdenden Anhängen sowie „_final_final“-Versionen gar nicht verhindern.
4. „This could have been an email”
Klar ist aber auch: Nicht jede Angelegenheit erfordert ein ausuferndes Meeting. Vieles lässt sich per E-Mail oder Messenger bzw. Chat schneller und effizienter klären. Faustregel hier: Alles, was nachvollziehbar dokumentiert werden muss, Briefings inklusive Anhänge oder Termine sollten per E-Mail gesendet werden, kurze Fragen zwischendurch lassen sich am effektivsten über Chatgruppen oder Telefonanruf klären.
Doch Obacht: Kurze Chat-Nachrichten oder E-Mails existieren nicht außerhalb von Grammatikregeln und Höflichkeitskonventionen. Auch wenn es sich um scheinbar mündliche Kommunikation handelt, gilt: Gerade weil Mimik, Gestik und Intonation fehlen, lohnt es sich, die Nachricht vor dem Versenden noch einmal gegenzulesen. So lässt sich vermeiden, dass der schnell in die Tasten gehauene Text missverständlich ist und am anderen Ende für vermeidbaren Unmut sorgt.
5. Den Teamzusammenhalt stärken
Das Ökosystem Büro ist weit mehr als nur Ort des Broterwerbs. Die gemeinsame Mittagspause oder zufällige Begegnungen auf dem Flur fördern auch den sozialen Austausch abseits der Arbeit. Fallen diese Impulse weg, leidet oft auch der Teamzusammenhalt. Gerade hybride Arbeitsstrukturen laufen Gefahr, einen Keil zwischen die Fraktionen zu treiben: Wenn ein Teil im Büro ist, bleiben die Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice oft außen vor.
Umso wichtiger ist es jetzt, Austausch und Zusammenhalt innerhalb des Teams zu stärken. Ob die Teamleitung nun eine virtuelle Pizzeria eröffnet und das gesamte Team den Arbeitstag gemeinsam bei Pizza und Bier vor der Webcam ausklingen lässt oder ob gemeinsame Online-Spiele das Team zusammenschweißen – der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt.
Fakt ist: Das hybride Modell funktioniert nach anderen Regeln als rein digitales Arbeiten. Entscheidend ist in jedem Fall, keine Differenz zwischen „uns im Büro“ und „denen im Homeoffice“ zu machen, schließlich verfolgen alle Beteiligten das gleiche Ziel.
Jetzt gilt es deshalb zu hinterfragen, welche der in den letzten Monaten eingeführten virtuellen Formate weiterhin sinnvoll sind, welche zurückgefahren oder eingestellt werden und welche neu etabliert werden können, damit das hybride Modell das Beste aus zwei Welten erfolgreich vereint.
Praxisnahe Einblicke in die Welt des kollaborativen Arbeitens bietet auch die erste Folge der Videoserie „We love New Work“. Die Architekten Tilman und Wolfram Glatz geben interessante Einblicke, wie sie ihr Business von unterschiedlichen Standorten aus leiten.
