Manchmal finden sie morgens statt, manchmal abends: Meetings in Firmen scheinen keinen bestimmten Regeln zu folgen. Das ändert Johannes Kliesch. In seinem Unternehmen finden keine Besprechungen mehr vor 13 Uhr statt – und das ergibt durchaus Sinn.
Meetings nerven – zumindest in den allermeisten Fällen. Das liegt allerdings nicht daran, dass wir uns nicht mit unseren Kollegen und Vorgesetzten treffen wollen, sondern an der schlechten Organisation und Durchführung der Besprechungen.
So zeigen zahlreiche erfolgreiche Manager wie Jeff Bezos, das Team-interne Konferenzen durchaus produktiv sein können. Die Voraussetzung dafür ist allerdings, dass einige grundlegende Regelungen beachtet werden.
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Grundlagen von erfolgreichen Meetings
Eine der Voraussetzungen ist, dass nur jene Personen zu einem Meeting eingeladen sind, deren Präsenz und Meinung tatsächlich auch wichtig ist. Der Geschäftsführer eines Unternehmens muss beispielsweise nicht für jedes kleine Sales-Meeting eine Einladung erhalten.
Ebenso wichtig ist es, dass die Teilnehmer eine klare Struktur bekommen. Das heißt: Der Leiter der Besprechung muss im Voraus alle Rollen und Anforderungen klar verteilen. Wer übernimmt welche Aufgabe? Wer schreibt das Protokoll und welche Geschäftsberichte oder Analysen werden benötigt?
Wenn diese Fragen bereits vor dem Meeting geklärt sind, bleibt das Chaos zu Beginn aus. Daran schließt das nächste Erfolgskriterium an: die Leitung. Jedes erfolgreiche Meeting zeichnet sich durch Struktur aus.
Ohne konkreten Zeitplan, bewusste Gesprächsführung und eine Tagesordnung verkommt die Besprechung in vielen Fällen einfach zum Kaffee-Klatsch. Und das wiederum senkt die Produktivität des gesamten Unternehmens.
Besprechungen erst ab 13 Uhr
Einen weiteren Punkt für erfolgreiche und effiziente Besprechungen nennt Johannes Kliesch in einem Beitrag auf LinkedIn: den Zeitpunkt der Besprechung. Der Gründer des Start-ups Snocks hat beschlossen, dass keine Meetings mehr vor 13 Uhr stattfinden sollen.
Diese Uhrzeit hat der Gründer nicht willkürlich gewählt. Auf der Suche nach Maßnahmen zur Erhöhung der Produktivität hat er festgestellt, dass Besprechungen am Nachmittag für alle Prozesse förderlicher sind. Doch warum ist das so?
Warum wir unseren Morgen nicht mit Meetings verschwenden sollten
Unser menschlicher Körper ist in den (frühen) Morgenstunden konzentrierter und fokussierter. Aus diesem Grund beginnen die erfolgreichsten Führungskräfte ihren Tag auch zwischen 4 und 6 Uhr morgens.
In diesem Zeitraum und in den nächsten Stunden gibt es (fast) keine äußeren Ablenkungen. Kein Telefon klingt und auch das Mail-Postfach steht vor 10 Uhr meistens noch relativ still.
Selbstverständlich ist es unmöglich, dass alle Mitarbeiter ihren Arbeitstag um 6 oder 7 Uhr beginnen. Doch auch wenn wir um 9 oder 10 Uhr beginnen, sind wir in den ersten Stunden am produktivsten, da wir noch voller Energie und Konzentration sind.
Wenn wir dann im besten Zeitfenster des Tages unsere Zeit in Besprechungen verschwenden, lassen wir viel Potenzial jeden Tag ungenutzt.
Trotzdem gibt es natürlich auch Gründe, sich in der Früh zu besprechen. Insbesondere Meetings, die eine hohe geistige Leistungsfähigkeit erfordern, sollten relativ früh am Morgen angesetzt werden. Schließlich sind unser Körper und unser Geist dann noch aufnahmefähiger.
Allerdings sollte die Konzentrations- und Deep-Work-Phase nur in Ausnahmen durchbrochen werden. Falls es also möglich ist: Verlege deine Meetings auf den Nachmittag – und arbeite effizienter.
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