„Liebt eure Verträge!“ Diesen Appell richte ich an alle Gründer und Unternehmer. Das Vertragsmanagement ist zwar mühsam und trotzdem für den Erfolg eines Unternehmens unabdingbar. Diese Tipps helfen euch bei Verwaltung, Controlling und Umsetzung von Verträgen.
Habt ihr euch schon einmal über Vertragsmanagement Gedanken gemacht? Hierbei geht es um das Einrichten von Prozessen hinsichtlich des Abschlusses eines Vertrages, dessen Implementierung und Verwaltung sowie der Abänderungen und Verhandlung von Problemen, die sich aufgrund eines Vertrages ergeben.
Von vielen Gründern wird dieses Thema meistens nicht besonders beachtet. Deshalb will ich euch ein paar wichtige Tipps an die Hand geben.
Grundlagen beim Vertragsmanagement in Start-ups
Verträge sind die Grundlage allen Handelns eines Unternehmens. Denn aus diesen ergeben sich die Rechte und Pflichten für die Beteiligten.
Wenn diese nicht bekannt sind oder diese im Zweifelsfall nicht herausgefunden werden können, ergeben sich unter Umständen erhebliche Nachteile. Diese sind unter anderem:
- Verlust von Verträgen
- Nichterkennen inhaltlicher Risiken
- Nichteinhaltung der vereinbarten Pflichten
- keine Geltendmachung von Rechten
- Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften
- lückenhafter Informationsstand
- Versäumnisse von Fristen und Vertragsoptionen
- unnötig hoher Zeitaufwand
- hoher Aufwand bei der Bearbeitung und Implementierung
Aus diesem Grund ist es so wichtig, dass Gründer dem Umgang mit Verträgen von Anfang an ein besonderes Augenmerk schenken. Ebenso essenziell sind die Prozesse bezüglich der Verträge.
Vertragsmanagement in Start-ups: Die Verwaltung von Verträgen
Ich empfehle meinen Mandanten immer, einen einheitlichen Prozess aufzusetzen. Dieser regelt, wer für Verträge zuständig ist, wer diese verwaltet, wer einen Überblick über die Verträge und deren Inhalte hat.
Prozess hört sich dabei immer so groß an. Dabei geht es erst einmal nur darum festzulegen, wer die verantwortlichen Personen sind, wie mit den Inhalten umgegangen wird, damit die richtigen Personen im Unternehmen überhaupt Kenntnis davon haben, was mit einem Vertrag vereinbart wurde, und wie der Zugriff auf einen Vertrag ermöglicht wird.
Wenn ihr dann in ein fortgeschrittenes Stadium bezüglich der Vertragsverwaltung kommt, geht es im Kern um die folgenden Themen. Diese solltet ihr in eurem Unternehmen systematisch angehen:
- Entsprechen Angebote dem letztendlichen Vertragsinhalt?
- Gibt es Vorlagen oder Kenntnisse bei Mitarbeitern betreffend Erstellung und Verhandlung von Verträgen?
- Wer ist in einen Vertragsabschluss eingebunden und wer ist für welche Genehmigungen zuständig?
- Wer hat einen Überblick über die Vertragsinhalte?
- Wie sieht das Frühwarnsystem für Probleme bei der Vertragsabwicklung aus – beispielsweise hinsichtlich Fristen oder Mängeln?
- Wer überwacht die ordnungsgemäße Vertragserfüllung?
- Wie ist der Umgang mit nachträglich geltend gemachten Ansprüchen?
- Wie erfolgt die Vertragsabwicklung inklusive Dokumentation und Rechnungstellung?
Kein sofortiger Handlungsbedarf nach der Gründung
An dieser Stelle ist es noch wichtig darauf hinzuweisen, dass diese Fragen oftmals nicht gleich zum Start eines Unternehmens geregelt werden müssen. Allerdings ist es hilfreich, wenn ihr im Hinterkopf behaltet, dass diese Fragen eine Rolle spielen, wenn bei euch die Abläufe komplexer werden.
Und dann gebe ich euch abschließend noch zwei Tipps:
- Macht euch zum einen Gedanken über ein digitales System, das den Zugriff auf Verträge ermöglicht und euch den allgemeinen Umgang mit diesen erleichtert. Setzt dieses System möglichst frühzeitig in eurem Unternehmen ein.
- Erstellt euch (oder lasst euch) eine Inhaltsübersicht über die wesentlichen Vertragsinhalte erstellen. So muss man nicht immer in einem gesamten Vertragstext nach den wesentlichen Punkten suchen.
Vertragsmanagement in Start-ups: Das Controlling bezüglich Verträgen
Wenn ihr nun einen ordentlichen Prozess für eure Verträge in eurem Unternehmen eingeführt habt, wird es Zeit, „mehr“ aus den Verträgen zu machen. Zwei Bereiche sind dabei besonders wichtig.
Zum einen geht es darum, Verträge nach Risiken zu untersuchen. Dabei sollte euch bewusst sein, dass es bei Risiken nicht nur um solche geht, die man gerne vermeiden möchte, sondern auch um solche, die sich durch die Vertragsabwicklung ergeben können.
Denkt einfach nur mal an eine Frist zur Lieferung von bestimmten Produkten. Ein Risiko wäre es dann, dass diese Frist nicht eingehalten wird.
Ich erlebe immer wieder, dass beispielsweise Mitarbeitern in der Produktion nicht bewusst ist, welche Folgen sich ergeben können, wenn Produkte nicht rechtzeitig beim Kunden eintreffen.
Das ist dann problematisch, wenn die Produktionsmitarbeiter denken, sie hätten noch ausreichend Zeit für die Produktion, die Geschäftsführung aber drängt und der Grund der Eile für die Produktionsmitarbeiter nicht erkennbar ist.
Vor- und Nachteile visualisieren und verbalisieren
Zum anderen geht es aber auch darum zu verstehen, welche Verträge einem Unternehmen Vorteile und welche Nachteile bringen.
Hier geht es beispielsweise um die Frage nach realisierten Werten aus Verträgen, die Rate der Vertragsverlängerung, die Anzahl der Störfälle pro Vertrag (vielleicht gibt es ja Vertragspartner, bei denen es zu einer erhöhten Rate an Störfällen kommt) oder auch um die Frage der Zusatzkosten, die sich im Nachgang aus einem Vertrag ergeben haben.
Wenn euch hierzu Informationen vorliegen, könnt ihr Rückschlüsse zum Erfolg von Verträgen und zum Nutzen der jeweiligen Vertragspartner für euer Unternehmen ziehen.
Fazit zum Vertragsmanagement
An dieser Stelle komme ich erst einmal zum Ende. Ich weiß, dass der Umgang mit Verträgen oftmals eine trockene Angelegenheit ist. Zugleich ist es immens wichtig, dass für euer Unternehmen die Grundlagen der Beziehung zu euren Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern von Anfang an optimal gelegt werden.
Mein abschließender Tipp ist deshalb, Verträge nicht als notwendiges Übel zu sehen, sondern als Basis für euer Geschäft. Je natürlicher der Umgang mit Verträgen ist, desto eher entwickelt ihr in eurem Unternehmen eine positive „Vertragskultur“.
Das bedeutet nicht, dass ihr alle zu Juristen werden sollt. Aber es bedeutet, Verträgen jene Wichtigkeit beizumessen, die sie für Unternehmen nun einmal haben. Deshalb das neue Motto: Liebt eure Verträge!
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