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Best Practice: So setzt du virtuelle Konferenzen erfolgreich um

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Die Transactions 20½ ist für virtuelle Konferenzen ein Vorbild. (Foto: Veranstalter)
geschrieben von Christian Erxleben

Anstelle mit Tausenden Menschen in vollen Sälen zu sitzen, finden Events durch das Coronavirus primär digital statt. Doch wie lassen sich virtuelle Konferenzen erfolgreich gestalten? Was braucht es? Was nicht? Ein Interview mit zwei erfolgreichen Organisatoren.

Die Corona-Krise hat Vieles nachhaltig verändert. Dazu gehört mit Sicherheit auch die Event-Branche. Virtuelle Konferenzen sind gekommen, um zu bleiben. Sie werden in manchen Fällen oder für manche Teilnehmerinnen und Teilnehmer zur Alternative für den Flug ins Ausland.

Doch wie gelingen virtuelle Konferenzen? Worauf müssen Veranstalter in der Planung und Umsetzung achten? Welche Strukturen und Prozesse sind essenziell? Lässt sich womöglich das persönliche Treffen digitalisieren?


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Das Erfolgsgeheimnis für erfolgreiche, virtuelle Konferenzen

Darüber haben wir mit Nicole Nitsche, Head of Communications, und Maik Klotz, Managing Partner PBA Experts, gesprochen. Sie haben gemeinsam die Transactions 20½ erfolgreich geplant, organisiert und umgesetzt.

Nicole Nitsche, Maik Klotz, Transactions 20½

Best Practice für virtuelle Konferenzen: Nicole Nitsche, Head of Communications, und Maik Klotz, Managing Partner PBA Experts, haben die Transactions 20½ gemeinsam organisiert.

Nicole und Maik, am 25. Februar 2021 fand die zweite, digitale Ausgabe der Transactions statt. Über fast acht Stunden habt ihr eine sehr gute und strukturierte Online-Konferenz abgeliefert. Was ist euer Erfolgsgeheimnis?

Nicole: Ich weiß nicht, ob man von einem Erfolgsgeheimnis sprechen kann, wir sind ja sehr transparent.

Unser Ansatz war es schon immer, sich von dem Einheitsbrei der gängigen Konferenzen zu unterscheiden und hier die verkrusteten Klischees von Herren in grauen Anzügen, die sich mit dünnem Kaffee, trockenen Keksen und ein paar Tic Tacs treffen, um über langweile Themen zu sprechen und sich im Anschluss dann noch selbst feiern, aufzubrechen.

Wir wollten Konferenzen in cool. Mit guten und zukunftsorientierten Inhalten, mit Gesprächen auf Augenhöhe, mit diversem und bunten Sprecher:innen und Teilnehmer:innen in bester und lockerer Atmosphäre.

Wir machen Konferenzen in casual chic. Zudem haben wir irgendwann angefangen, unseren Konferenzen Mottos zu geben. Das ist immer ein toller Überraschungsmoment für unsere Gäste.

Die technische Organisation von digitalen Konferenzen

Worauf müssen Veranstalter bei reinen Online-Events achten? Was sind die kritischsten Strukturen?

Maik: Einer der kritischen Faktoren ist der Stream. Ohne Breitband im Studio und guter Streaming-Technik gibt’s keinen Stream. Wir setzen bei unseren Events nicht auf Standard-Tools wie Zoom, Teams und Co., sondern übertragen unser Format in HD und das latenzfrei in Echtzeit.

Auch wollen wir ja, dass die Streams professionell aussehen, was sich in Zwischensequenzen, Bauchbinden, Echtzeit-Umfragen und vielem mehr bemerkbar macht. Eine gute Infrastruktur ist die Grundlage bei allen unseren Events.

Was aber nicht weniger wichtig ist: Die Zuschauer:innen zu fesseln. Man muss sich das wie bei einer Filmproduktion vorstellen. Es gibt ein Bühnenbild, eine Story und gute Protagonist:innen auf der Bühne. Da hilft die Erfahrung bei Film- und TV-Produktionen von Nicole ungemein.

Neben einem Stream habt ihr auf Slido, Slack und einen Live-Blog gesetzt. Wie lässt sich das technisch organisieren – vor allem so, dass die Moderatoren auf der Bühne alles mitbekommen was im Digitalen passiert?

Maik: Als Hauptmoderatoren haben wir immer die ganze Zeit Smartphone und Tablet am Start und beobachten das Feedback in den Kanälen. Zusätzlich sind wir im Sichtkontakt mit den Panel-Moderator:innen und geben Zeichen, falls es etwas Bemerkenswertes passiert. Hier spielt Fingerspitzengefühl und Augenmaß eine wichtige Rolle.

Im Grunde ist es wie ein Orchester, welches dirigiert wird. Und wie beim Musikspiel muss man immer auch wieder einmal eingreifen oder korrigieren. Wir versuchen vor allem das ganze nicht so steif zu machen, sondern auch digital eine gewisse Lockerheit bei den Events zu leben.

Virtuelle Konferenzen thematisch strukturieren

Wie groß war euer Team und welche Aufgaben gab es?

Nicole: Wir wurden schon oft gefragt mit welcher Event-Agentur wir zusammenarbeiten. Da muss ich immer ein wenig schmunzeln, denn unsere Events sind wirklich mit viel Liebe und Herzblut selbst zusammengeklöppelt. Im operativen Team arbeiten wir nur zu dritt, bei Bedarf holen wir uns noch Freelancer auf Stundenbasis dazu.

Das ist manchmal ein ganz schönes Pfund und vor den Konferenzen gibt es selten mal so richtig Feierabend oder Wochenende. Die Aufgaben sind da ganz vielfältig und man muss an tausend unterschiedliche Dinge denken.

Von der Überlegung des Mottos, hin zur Konzeptionierung, Sponsorensuche, Kommunikation mit ebendiesen, Mailings, Teilnehmer:innen-Kommunikation, Videos erstellen, Goodie-Boxen packen und endlos viele Telefonate. Am Ende wundert man sich immer, dass man das in so einer kleinen Konstellation geschafft hat.

Wie gelingt es mir als Veranstalter, Panels mit Präsenz- und Online-Gästen technisch und inhaltlich zu strukturieren?

Nicole: Bei den Online-Events gelingt das nur mit einem wirklich guten technischen Partner an deiner Seite. Wir haben jetzt zum wiederholten Male mit den tollen Menschen von Livestream.watch zusammengearbeitet.

Im Vorfeld erstellen wir einen dedizierten Regieplan, auf den alle zurückgreifen können. Da steht minutiös das komplette Event drin. Wer ist wann auf der Bühne, wer vor Ort, wer zugeschaltet, Titel der Bauchbinde, Kontaktdaten und so weiter.

Im Vorfeld testen wir alle remote zugeschalteten Teilnehmerinnen bezüglich der technischen Voraussetzungen. Und auch hier alle müssen bestmöglich gebrieft sein. Bei den Präsenz-Events ist das ein wenig einfacher. Hier gilt nur eine Faustregel. Kommuniziere viel und detailliert. Alle Teilnehmerinnen müssen abgeholt sein.

Pausen und Teilnehmer-Austausch auf Online-Events

Eine Besonderheit der Transactions war, dass es keine Pausen gab. War das beabsichtigt oder ist das eine Eigenheit von Online-Veranstaltungen, weil sowieso nur die wenigsten Nutzer durchgehend dabei sind?

Maik: Kleinere Umbaupausen gab es ja. Wir haben aber die Erfahrung gemacht, dass es für den Zuschauer im Stream keine dedizierte Pause braucht. Auch kann man, wenn ein Programmpunkt verpasst wurde, das Event ja nachträglich noch einmal schauen. Im Live-TV gibt es, bis auf die Werbung, ja auch keine Pause.

Und es stimmt: Nicht alle Nutzer:innen sind die ganze Zeit im Stream, auch wenn die Anzahl der gleichzeitigen Zuschauer:innen nicht nur recht hoch, sondern auch sehr konstant waren.

Insbesondere der Austausch zwischen den Teilnehmern ist auf Präsenz-Events in Mittagspausen und beim Café geboten. Wie lässt sich dieses Erlebnis ins Digitale transferieren?

Nicole: Ehrlich gesagt, schwer. Aber es gibt natürlich Möglichkeiten. Wir setzen in der Kommunikation unter den Teilnehmer*innen auf Tools wie Slack und Slido, die vielfältige Möglichkeiten bieten über einfache Kommunikation in der Gruppe oder als Direktnachricht, bis hin zu Umfragetools.

Und in der Tat gab es bisher immer lebhafte Diskussionen und viele Fragen zu den einzelnen Panels und Themen. Natürlich leider nicht vergleichbar mit einer physischen Vis-a-Vis-Kommunikation.

Energie und Antrieb für Moderatoren

Wenn ihr nicht als Moderatoren auf der Bühne wart, habt ihr hinter den Kulissen organisiert. Wie gelingt es, die Motivation und die Energie über einen ganzen Tag mit Moderationen hochzuhalten?

Nicole: Disziplin, Tunnelblick und das Adrenalin tun ihr Übriges. Es ist ein bisschen wie einen Schalter im Kopf umzulegen. Allerdings auch ganz schön anstrengend. In dem Moment aber auch cool, denn du hast monatelang auf dieses Event oder den Tag hingearbeitet, gestaltet und kannst in dem Moment natürlich das Produkt der Arbeit präsentieren.

Die Motivation ist letztendlich aber auch das phänomenale Feedback, das wir von den Gästen und Teilnehmer*innen bekommen – ohne das, macht das alles sowieso keinen Sinn.

Maik: Kaffee. Viel Kaffee. Aber Spaß beiseite. Während des Events steht man so unter Strom, dass wenig Zeit bleibt, um über fehlende Energie nachzudenken. Natürlich schauen wir zwischendurch immer was die Community macht und das positive Feedback treibt dann zusätzlich an. Nach dem Event ist dann die Leistungskurve allerdings nicht mehr ganz so hoch.

Fazit und Verbesserungspotenzial für die nächste Online-Konferenz

Ihr habt schon während der Transactions den Wunsch geäußert, bald Events wieder in Präsenz ausführen zu können. Wie fällt euer Fazit zur digitalen Konferenz aus?

Maik: Mit digitalen Events erreicht man natürlich viel mehr Menschen. Wenn es nur um Reichweite geht, sind digitale Events super. Aber uns geht’s ja eben nicht ausschließlich um Reichweite, sondern um Inhalte und Networking. Da kommt man im Stream schon an seine Grenzen.

Nicole: Digitale Konferenzen funktionieren – auch in cool. Aber wir vermissen vor allem den Spirit der 1-zu-1-Kommunikation mit Sprecher*innen und Gästen vor Ort. Themen auch noch über das Panel hinaus zu diskutieren, Abends in lockerer Atmosphäre zusammen anzustoßen, mal einen Applaus zu hören.

Die digitalen Events sind der aktuellen Lage geschuldet und mit dem digitalen Anteil kann man mittlerweile eine Menge machen ohne aus dem Konferenzgeschäft aussteigen zu müssen. Die Ausgestaltungsmöglichkeiten sind da vielfältig. Man muss sie nur geschickt nutzen.

Und was hätte besser laufen können?

Nicole: Alles steht und fällt mit der Technik, wenn die versagt, muss man in die Improvisation gehen. Die Transactions 20 war ein riesiger logistischer Apparat, wenn da ein Zahnrädchen nicht funktioniert, bleibt die ganze Maschine stehen.

Wir hatten so ein, zwei technische Patzer, aber damit muss man wohl leben. Aus organisatorischer Sicht ist klar, wir müssen unser Team vergrößern und auch mal was auf andere Schultern verlagern, damit man Platz im Kopf für neue Ideen hat.

Maik: Die Vermarktung digitaler Events funktioniert ganz anders, da lernen wir gerade viel dazu. Ich persönlich bin aber nicht der Meinung, dass es hätte viel besser laufen können.

Klar fallen einem am Ende immer ein paar Dinge auf. Aber das hat man bei jedem Event. Grenzen setzen uns in der Tat unsere Ideen, weshalb wir unser Team vergrößern wollen.

Vielen Dank für das Gespräch!

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Über den Autor

Christian Erxleben

Christian Erxleben ist seit Ende 2017 Chefredakteur von BASIC thinking. Zuvor war er als Ressortleiter Social Media und Head of Social Media bei BASIC thinking tätig. Durch seine Arbeit im Social-Media- und Marketing-Ressort der INTERNET WORLD Business, am Newsdesk von Focus Online und durch sein Journalismus-Studium sowie sein redaktionelles Volontariat hat er in den Bereichen der Redaktion und des Social Media Managements mehrjährige, fundierte Erfahrung gesammelt. Beruflich und privat beschäftigt er sich mit Social Media, New-Work-Konzepten und persönlicher Entwicklung.

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