E-Mails gehören zu den größten Produktivitätskillern im Office. Das liegt auch daran, dass die meisten Angestellten keine Strategie für die Bearbeitung der digitalen Post haben. Wir zeigen dir eine Methode, mit der du im Jahr 250 Stunden sparst und deine Produktivität im Büro steigerst.
70 Prozent der Arbeitnehmer haben mehr als 1.000 offene E-Mails
E-Mails gehören fest zu unserem Arbeitsalltag – Messengern und Kommunikationstools wie Slack, Yammer und Co. zum Trotz. Insbesondere in der externen Kommunikation führt kein Weg an E-Mails vorbei.
Zugleich machen uns E-Mails auch extrem unproduktiv. Eine Studie der Beratung Double Gemini hat ergeben, dass 70 Prozent der Arbeitnehmenden über 1.000 offene E-Mails haben und 76 Prozent erreichen nie den „Inbox Zero“-Status.
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Mehr Produktivität im Büro: Die richtige E-Mail-Strategie
Je größer der Berg an offenen E-Mails wird, desto stärker ist die Abneigung gegenüber dem eigenen Postfach. Ebenso steigt die Gefahr, wichtige Nachrichten zu übersehen. Deshalb ist es für alle Arbeitnehmenden zunächst einmal wichtig zu verstehen, dass E-Mails einer der größten – wenn nicht sogar der größte – Produktivitätskiller sind.
Das heißt: Wer seine E-Mails einfach nur von oben nach unten abarbeitet und immer antwortet, wenn eine neue Nachricht eintrudelt, verschwendet Zeit und unterbricht zudem fortlaufend Deep-Work-Phasen. Das wiederum führt zu weniger Produktivität im Büro.
Die Stapel-Methode
Deshalb hat sich Double-Gemini-Chef Prasanth Nair eine Methode überlegt, mit der sich die Produktivität im Büro signifikant steigern lässt. Dabei handelt es sich um die Stapel-Methode für E-Mails.
Der Aufbau ist denkbar einfach. Zunächst legst du in deinem E-Mail-Postfach drei bis sechs Ordner an. Sie unterscheiden sich nach den Handlungsoptionen, die aus E-Mails hervorgehen.
- Antworten: Alle E-Mails, die eine Antwort erfordern.
- Treffen: Alle E-Mails, die im Kalender eingeplant werden müssen.
- Kontrolle: Alle E-Mails und Newsletter, die du erhältst oder bei denen du in CC bist.
- Aufgaben: Alle E-Mails, die konkrete Aufgaben enthalten, die du erledigen musst.
- Weiterleitung: Alle E-Mails, die du an Kollegen weiterleiten oder in andere Systeme übertragen musst.
Sortierung und Abarbeitung in festen Zeitblöcken
Es ist bereits bekannt, dass du dir zwei oder drei Mal am Tag gezielt zehn bis 20 Minuten Zeit nehmen solltest, um deine E-Mails zu bearbeiten. So stellst du einerseits sicher, dass deine Produktivität im Büro nicht durch Unterbrechungen leidet. Andererseits wird die Wartezeit der Schreibenden minimiert.
Zu Beginn eines solchen E-Mail-Blocks sortierst du zunächst alle E-Mails per Shortcut oder Drag-and-Drop in die entsprechenden Ordner. Im Anschluss arbeitest du die Ordner der Reihe nach ab. Das sorgt dafür, dass du beispielsweise im Antwort-Modus bleibst. Dadurch steigerst du deine Effizienz.
Alle eingehenden E-Mails während der Bearbeitung werden nicht einsortiert, sondern erst im nächsten Zeitblock bearbeitet.
Einsparpotenzial von bis zu 250 Arbeitsstunden im Jahr
Laut den Untersuchungen von Double Gemini sinkt die Dauer zur Bearbeitung einer E-Mail von 90 auf 45 Sekunden. Das führt laut CEO Prasanth Nair dazu, dass Arbeitnehmende durch die Stapel-Methode im Jahr bis zu 250 Arbeitsstunden sparen.
Wer folglich durch die Stapel-Methode mehr Ordnung in seine E-Mail-Struktur bringt, steigert seine Produktivität im Büro deutlich und kommt zudem öfters in den Genuss eines leeren Postfachs.
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