HubSpot vs. Zoho: Welches CRM eignet sich besser für Agenturen?

Agenturen stehen vor der Herausforderung, Kundenbeziehungen effizient zu verwalten, Projekte transparent zu steuern und Teams optimal zu organisieren. Ein leistungsfähiges CRM-System ist dafür unverzichtbar. Doch welches CRM ist für Agenturen die bessere Wahl: die Plattform von HubSpot oder Zoho? Dieser Vergleich zeigt, welche Lösung sich für Agenturen besonders eignet – mit Fokus auf Praxisnutzen, Automatisierung, Integrationen und Support.

Die Anforderungen von Agenturen an ein CRM

Agenturen unterscheiden sich in ihren Arbeitsstrukturen und Prozessen deutlich von mittelständischen Unternehmen. Während Mittelständler oft auf langfristige Kundenbeziehungen, feste Produktpaletten und standardisierte Abläufe setzen, arbeiten Agenturen projektbasiert, häufig mit wechselnden Teams und einer Vielzahl paralleler Kundenprojekte. Das stellt besondere Anforderungen an ein CRM.

• Flexibilität und Skalierbarkeit: Agenturen müssen schnell auf neue Projekte, Kundenanforderungen oder Teamgrößen reagieren können. Im Gegensatz dazu sind mittelständische Unternehmen meist auf stabile Strukturen und kontinuierliches Wachstum ausgelegt.
• Zentrale Bündelung von Kommunikationskanälen: Agenturen kommunizieren oft gleichzeitig über E-Mail, Chat, Telefon und Social Media – häufig auch mit externen Partnern. Andere Unternehmensformen nutzen meist festere Kommunikationswege und weniger Kanäle.
• Projekt- und Kampagnenmanagement: Agenturen benötigen CRM-Funktionen, die sowohl Marketing-, Vertriebs- als auch Serviceprozesse flexibel abbilden und projektbezogen steuern. Mittelständische Unternehmen legen den Fokus oft auf die Abwicklung wiederkehrender Prozesse und den Vertrieb von Produkten oder Dienstleistungen.
• Integrationen zu Kreativ- und Kollaborationstools: Agenturen arbeiten mit einer Vielzahl von externen Tools (z. B. Projektmanagement, Design, Zeiterfassung), die nahtlos ins CRM eingebunden werden müssen.
• Automatisierung und KI: Für Agenturen ist die Reduzierung von Routineaufgaben und die schnelle Anpassung von Workflows essenziell, da Projekte und Kundenanforderungen oft kurzfristig wechseln. Mittelständler profitieren vor allem von Automatisierung in standardisierten Abläufen.
• Intuitive Oberfläche und schnelle Einarbeitung: Agenturen beschäftigen häufig Freelancer oder neue Mitarbeitende für einzelne Projekte. Ein CRM muss daher besonders intuitiv und schnell verständlich sein. Andere Unternehmensformen können sich längere Einarbeitungszeiten leisten.
• DSGVO-Konformität: Alle Unternehmen müssen Datenschutz gewährleisten, aber Agenturen verwalten oft sensible Kundendaten für verschiedene Projekte und Branchen – das CRM muss hier besonders flexibel und sicher sein.

Überblick: HubSpot und Zoho CRM im Kurzporträt

HubSpot

• HubSpot ist eine der weltweit führenden All-in-One-Plattformen für Marketing, Vertrieb, Service und Content-Management.
• Modularer Aufbau mit kostenlosen und kostenpflichtigen Hubs
• Starke Automatisierungs- und KI-Funktionen (z.B. Breeze)
• Über 1.000 Integrationen (Slack, Google Workspace, Asana, uvm.)
• Fokus auf Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit
• Spezielle Angebote und Support für Agenturen

Zoho

• Das Zoho CRM ist Teil der Zoho Suite und richtet sich an Unternehmen jeder Größe.
• Umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten und Automatisierungen
• Viele native Apps innerhalb des Zoho-Ökosystems (z.B. Zoho Projects, Zoho Campaigns)
• Preislich oft günstiger im Einstieg
• Gute Grundfunktionen, aber komplexere Bedienung bei erweiterten Features
• Viele Integrationen, aber teilweise weniger Plug-and-Play als bei HubSpot

Vergleichstabelle: HubSpot vs. Zoho für Agenturen

HubSpot für Agenturen: Vorteile im Überblick

• Modular und skalierbar: Die Plattform von HubSpot wächst mit der Agentur. Du kannst mit dem kostenlosen CRM starten und nach Bedarf Marketing-, Sales- oder Service-Hubs hinzufügen. Besonders für Agenturen mit wechselnden Anforderungen ist das ein großer Vorteil.
• Automatisierung und KI: Mit den Automatisierungsfunktionen und der KI Breeze automatisierst du Routineaufgaben, Lead-Scoring, Follow-ups und Content-Erstellung. Agenturen sparen so Zeit und können sich auf kreative Aufgaben konzentrieren.
• Integrationen und Ökosystem: Über 1.000 Integrationen machen HubSpot zur Schaltzentrale für Agenturen. Egal ob Slack, Trello, Google Workspace oder E-Mail-Marketing – alles lässt sich verbinden und zentral steuern.
• Benutzerfreundlichkeit: Die Oberfläche von HubSpot ist intuitiv. Neue Mitarbeitende finden sich schnell zurecht, was die Einarbeitungszeit verkürzt.
• Spezielle Agenturprogramme: HubSpot bietet Agenturen dedizierte Programme, Ressourcen und Support – inklusive Zugang zur HubSpot Academy, Vorlagen, Community und exklusiven Integrationen.

Aber es gibt auch Schwächen und Einschränkungen, die Agenturen kennen sollten:

• Kostenstruktur: Viele leistungsstarke Funktionen (z.B. erweiterte Automatisierungen, benutzerdefinierte Berichte, API-Zugriff) sind nur in kostenpflichtigen Paketen enthalten. Die Preisstruktur kann für wachsende Agenturen schnell unübersichtlich und teuer werden, vor allem wenn mehrere Hubs oder Nutzer benötigt werden.
• Limitierungen bei Customization: Die Anpassbarkeit von Datenmodellen, Feldern und Workflows ist zwar für die meisten Agentur-Use-Cases ausreichend, aber weniger flexibel als bei Zoho. Komplexe, sehr individuelle Prozesse lassen sich in Zoho oft granularer und mit weniger Einschränkungen abbilden.
• Datenexport und -migration: Der Export von großen Datenmengen oder der Wechsel zu einem anderen System ist bei HubSpot mitunter aufwendig und teilweise mit Zusatzkosten verbunden.

Zoho CRM für Agenturen: Vorteile im Überblick

• Preis-Leistungs-Verhältnis: Zoho ist preislich attraktiv, besonders für Agenturen, die viele Nutzer oder Module benötigen und ein begrenztes Budget haben.
• Anpassbarkeit: Das System ist extrem flexibel. Workflows, Module und Felder lassen sich detailliert anpassen. Besonders technisch versierte Agenturen können Zoho CRM sehr individuell gestalten.
• Zoho-Ökosystem: Viele Apps aus der Zoho Suite (z.B. Projects, Campaigns, Desk) lassen sich nahtlos verbinden. Für Agenturen, die ohnehin auf Zoho setzen, ist das ein Pluspunkt.
• Umfangreiche Grundfunktionen: Zoho CRM bietet solide Standardfunktionen für Vertrieb, Kontaktmanagement und Reporting.

Echte Mängel bei Zoho, die Agenturen kennen sollten:

• Die Benutzeroberfläche wirkt im Vergleich zu HubSpot teilweise weniger modern und ist komplexer in der Bedienung.
• Die Einrichtung von Automatisierungen und Integrationen ist deutlich technischer und erfordert mehr Einarbeitung.
• Der Support ist weniger spezialisiert auf Agenturen und kann, je nach Region, langsamer reagieren.
• Die Dokumentation und Community sind zwar groß, aber nicht so agenturzentriert wie bei HubSpot.

Praxisbeispiel: Wie Agenturen mit HubSpot und Zoho arbeiten

Ausgangssituation

Eine Digitalagentur mit 25 Mitarbeitenden betreut parallel über 40 Kundenprojekte. Sie benötigt eine zentrale Plattform zur Verwaltung von Kontakten, Projekten und Marketingkampagnen.

Problem

• Die Daten sind über verschiedene Tools verteilt.
• Folge: Zeitverluste, doppelte Arbeit, fehlende Transparenz und verpasste Follow-ups.

Umsetzung mit HubSpot

Eine andere Agentur mit starkem Fokus auf individuelle, komplexe Workflows entscheidet sich für Zoho CRM, vor allem weil sie bereits Zoho Projects und Zoho Desk nutzt.

Konkret bedeutet das:

• Integration ins Zoho-Ökosystem: Die Agentur bindet Zoho CRM nahtlos an Zoho Projects (Projektmanagement) und Zoho Desk (Support) an. So können Aufgaben, Tickets und Projektfortschritte automatisch synchronisiert werden.
• Anpassbare Module: Das Team passt die CRM-Module und Felder individuell an die eigenen Bedürfnisse an, z. B. für spezielle Angebotsprozesse oder Kundensegmente.
• Automatisierung: E-Mail-Kampagnen und Projektaufgaben werden automatisiert, allerdings ist die Einrichtung komplexer und erfordert mehr Einarbeitung als bei HubSpot.
• Dashboards und Berichte: Die Agentur erstellt eigene Dashboards, um Projektfortschritte, Kundenzufriedenheit und offene Tickets zu überwachen.
• Dokumentenmanagement: Wichtige Dateien werden zentral abgelegt und mit Projekten verknüpft, ähnlich wie bei HubSpot.
• Teamkommunikation: Aufgaben, Notizen und interne Absprachen werden im CRM dokumentiert.

Ergebnis

• Die Abschlussrate bei neuen Leads kann um 25 Prozent steigen.
• Die Zeit für Reportings kann um 50 Prozent sinken, da die KI viele Aufgaben übernimmt.
• Teammitglieder sparen pro Woche mehrere Stunden durch zentrale Daten und Automatisierung.

Umsetzung mit Zoho

• Eine Agentur mit Fokus auf individuelle Workflows nutzt Zoho CRM, da sie bereits Zoho Projects und Zoho Desk verwendet.
• Die Anpassung der Module ist komplex, aber das Team profitiert von der Integration im Zoho-Ökosystem.
• Die Automatisierung von E-Mail-Kampagnen und Projektaufgaben gelingt, benötigt aber mehr Einarbeitung.

Schritt-für-Schritt: So findest du das passende CRM für deine Agentur

1. Anforderungen definieren: Liste die wichtigsten Prozesse auf, z. B. Kontaktmanagement, Projektverfolgung, Marketingautomatisierung. Überlege, wie viele Nutzer und welche Berechtigungen du brauchst.
2. Testphase nutzen: Registriere dich bei beiden Plattformen und teste mit deinem Team typische Use Cases.
3. Integrationen prüfen: Erstelle eine Liste deiner wichtigsten Tools (z. B. Slack, Google Workspace, Buchhaltung). Prüfe im Marketplace, wie einfach sie sich anbinden lassen.
4. Automatisierung bewerten: Lege Probe-Workflows an, z. B. für automatische Follow-ups oder Lead-Routing. Teste, wie intuitiv die Einrichtung ist und welche KI-Features verfügbar sind.
5. Support und Ressourcen vergleichen: Sieh dir an, ob es spezielle Angebote für Agenturen gibt (z. B. HubSpot Agency Partner-Programm). Prüfe, wie schnell und kompetent der Support reagiert und welche Schulungen angeboten werden.
6. Budget kalkulieren: Vergleiche die Kosten für Basispaket, Zusatzmodule und Nutzerlizenzen. Denke an spätere Skalierung und mögliche Rabatte.

FAQ: Häufige Fragen zu HubSpot und Zoho CRM für Agenturen

Ist HubSpot oder Zoho besser für kleine Agenturen geeignet?

Beide Systeme bieten kostenlose Einstiege. HubSpot punktet mit Benutzerfreundlichkeit und schnellen Ergebnissen, Zoho mit günstigen Preisen und Anpassbarkeit.

Kann ich beide Systeme mit anderen Tools verbinden?

Ja, beide bieten zahlreiche Integrationen. HubSpot hat mehr Plug-and-Play-Integrationen, Zoho ist besonders stark im eigenen Ökosystem.

Wie steht es um die Automatisierung?

HubSpot bietet besonders für Marketing und Vertrieb sehr ausgereifte Automatisierung und KI. Zoho ist flexibler, aber oft komplexer in der Einrichtung.

Sind beide CRM-Systeme DSGVO-konform?

Ja, beide Anbieter erfüllen die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung.

Wie schnell kann ich starten?

Mit HubSpot gelingt der Einstieg oft schneller, da die Oberfläche besonders intuitiv ist. Zoho benötigt bei komplexen Setups mehr Einarbeitung.

Fazit: Welches CRM eignet sich besser für Agenturen?

Beide CRM-Systeme bieten starke Funktionen für Agenturen. HubSpot überzeugt durch Benutzerfreundlichkeit, Automatisierung, ein großes Integrationsangebot und spezielle Ressourcen für Agenturen.

Zoho CRM punktet mit Flexibilität, günstigen Preisen und einer breiten App-Landschaft – ist aber in der Einrichtung oft komplexer.

Unabhängige Quellen und viele Erfahrungsberichte zeigen: Agenturen, die Wert auf schnelle Ergebnisse, Automatisierung und Support legen, sind mit HubSpot meist besser beraten.

Jetzt gratis testen