Kleine Vertriebsteams müssen Kundenbeziehungen effizient pflegen, Leads systematisch verfolgen und Abschlüsse schneller erzielen. Die Wahl des richtigen CRM-Systems ist dabei entscheidend für den Erfolg. Zwei der beliebtesten Lösungen sind das CRM von HubSpot und Salesforce Essentials. Doch welches System ist besser für kleine Teams geeignet? Dieser Vergleich liefert die Antworten – inklusive echter Praxisbeispiele und Empfehlungen für die optimale CRM-Strategie.
Was kleine Vertriebsteams wirklich brauchen
Die Anforderungen an ein CRM für kleine Vertriebsteams sind klar:
- Einfache Bedienung ohne lange Einarbeitungszeiten
- Zentrale Kontaktverwaltung für Leads, Kunden und Partner
- Automatisierte Workflows für Follow-ups, Aufgaben und Angebote
- Transparente Pipeline mit klaren Phasen und Statusanzeigen
- Reporting und Analysen für Vertriebserfolg und Teamleistung
- Integration mit E-Mail, Kalender und Buchhaltung
- Mobile Nutzung für unterwegs
- DSGVO-Konformität und Datenschutz
Ein gutes CRM-System muss die Arbeit erleichtern, Prozesse automatisieren und maximale Übersicht bieten.
Überblick: HubSpot und Salesforce Essentials im Kurzportrait
HubSpot ist eine All-in-One-Plattform für Vertrieb, Marketing und Service, die mit einer intuitiven Bedienung und flexiblen Integrationen überzeugt. Die Basisversion ist kostenlos und bietet einen einfachen Einstieg, der sich bei Bedarf modular erweitern lässt.
Zur besseren Vergleichbarkeit zeigt die folgende Tabelle die Free-Version von HubSpot, die Starter-Version von HubSpot und Salesforce Essentials im Überblick:
| Feature | HubSpot Free | HubSpot Starter | Salesforce Essentials |
|---|---|---|---|
| Kontaktverwaltung | ✔ | ✔ | ✔ |
| Automatisierte Workflows | ✖ | ✔ | ✔ |
| Individuelle Reports | ✖ | ✔ | ✖ (nur Standard) |
| Mobile App | ✔ | ✔ | ✔ |
| Preis pro Nutzer | 0 € | ab 45 €/Monat | ab 25 €/Monat |
Hinweis: Einige fortgeschrittene Funktionen wie umfassende Automatisierungen und Lead-Scoring stehen erst in den kostenpflichtigen Paketen zur Verfügung. Die kostenlose Version beinhaltet grundlegende Tools zur Verwaltung von Kontakten, einfache E-Mail-Funktionen und die Integration mit vielen externen Anwendungen.
Salesforce Essentials ist die Einsteigerlösung des CRM-Marktführers Salesforce, speziell für kleine Unternehmen und Teams. Die Plattform bietet alle Kernfunktionen für Vertrieb und Kundenservice.
Hier die wichtigsten Features:
- Benutzerfreundliche Oberfläche für schnelle Einführung
- Integration mit Salesforce-Ökosystem und AppExchange
- Mobile App für iOS und Android
- Automatisierte Aufgaben und Erinnerungen
Funktionsvergleich: HubSpot vs. Salesforce Essentials
Beide Systeme bieten viele Features – doch die Schwerpunkte sind unterschiedlich:
| Feature | HubSpot | Salesforce Essentials |
|---|---|---|
| Benutzerfreundlichkeit | Intuitive Oberfläche, schnelle Einrichtung | Modernes Design, geführtes Onboarding |
| Kontaktverwaltung | Individuelle Profile, Historie, Segmentierung | Lead- und Kontaktmanagement, Aktivitätenverfolgung |
| Pipeline-Management | Mehrere Pipelines, Drag-and-drop, individuelle Stufen | Visuelles Pipeline-Board, Statusanzeigen |
| Automatisierung | Workflows für E-Mail, Aufgaben, Deals, Marketing | Automatisierte Aufgaben, Erinnerungen, E-Mail-Integration |
| Reporting & Dashboards | Umfangreiche Reports, individuelle Dashboards | Standard-Reports, Dashboards, Exportfunktionen |
| Integrationen | Über 2.000 Apps, offene API, Zapier, native Schnittstellen | AppExchange, viele Schnittstellen zu externen Tools |
| Mobile Nutzung | Mobile App für CRM, Deals, Kontakte, Aufgaben | Mobile App für Vertrieb und Service |
| DSGVO & Datenschutz | EU-Hosting, DSGVO-konform, Einwilligungsmanagement | EU-Server, Datenschutzoptionen vorhanden |
| Preisstruktur | Freemium, skalierbare Pakete, transparente Preise | Ab ca. 25 € pro Nutzer/Monat, keine kostenlose Version |
Preisvergleich: Was kosten HubSpot CRM und Salesforce Essentials?
Das CRM von HubSpot bietet eine kostenlose Basisversion mit CRM-Funktionen. Die kostenpflichtigen Pakete für Vertrieb, Marketing und Service sind modular aufgebaut und skalieren mit dem Wachstum des Teams. Viele Features sind bereits im Starter-Paket enthalten:
- Smart CRM Professional: ab 45 Euro pro Monat
- Smart CRM Enterprise: ab 75 Euro pro Monat
Salesforce Essentials startet bei ca. 25 Euro pro Nutzer und Monat. Die Preise sind einfach kalkulierbar, aber es gibt keine kostenlose Version. Erweiterungen und zusätzliche Apps können die Kosten erhöhen:
- Essentials: ab ca. 25 Euro pro Nutzer/Monat
- Professional: ab ca. 75 Euro pro Nutzer/Monat
- Enterprise: ab ca. 150 Euro pro Nutzer/Monat
- Unlimited: ab ca. 300 Euro pro Nutzer/Monat
Onboarding und Nutzerfreundlichkeit
Das HubSpot CRM punktet mit intuitiver Bedienung, vielen Vorlagen und deutschsprachigem Support. Die Einrichtung dauert wenige Stunden, Tutorials und ein Help Center erleichtern den Einstieg.
Salesforce Essentials bietet ein geführtes Onboarding mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Video-Tutorials und Support. Die Lernkurve ist etwas steiler, aber die Einführung ist gut strukturiert.
Integrationen und Erweiterungen
HubSpot bietet eine offene API, über 1.000 Apps und Integrationen zu Buchhaltung, Projektmanagement, Marketing, Kommunikation und mehr.
Das Wichtigste zusammengefasst:
- Schnittstellen zu Asana, Trello, Slack, Google Workspace, Microsoft 365, DATEV
- Zapier für individuelle Workflows
Salesforce Essentials integriert sich über den AppExchange mit Hunderten von externen Tools, darunter Buchhaltung, Projektmanagement und Support-Lösungen.
Was du kennen musst:
- AppExchange für Erweiterungen
- Offene API für eigene Entwicklungen
Reporting und Kennzahlen
HubSpot liefert umfangreiche Dashboards für Leads, Deals, Kampagnen, Team-Performance und Umsatz. Reports sind individuell anpassbar und exportierbar.
Mit HubSpot kannst du unter anderem:
- Eigene Berichte erstellen
- KPI-Tracking für Vertriebsteams
Salesforce Essentials bietet Standard-Reports, Dashboards und Exportfunktionen. Für individuelle Auswertungen und komplexe Analysen sind oft zusätzliche Apps nötig.
Wichtige Features sind:
- Export von Reports
- Teilen mit Team und Management
Datenschutz und DSGVO
Die Plattform von HubSpot hostet Daten in der EU (in alles kostenpflichtigen Plänen. In der Free-Version liegen die Server in den USA), bietet DSGVO-konforme Prozesse, Einwilligungsmanagement und individuelle Rechtevergabe.
Salesforce Essentials speichert Daten auf EU-Servern, bietet DSGVO-Features und flexible Rechteverwaltung.
Case Study: Teamwork.com nutzt HubSpot CRM für Vertrieb und Wachstum
Das Unternehmen Teamwork.com, ein führender Anbieter für Projektmanagement-Software, suchte nach einer Lösung, um den Vertrieb und das Lead-Management effizienter zu gestalten. Mit HubSpot konnte das Team die Lead-Qualifizierung automatisieren, die Kommunikation im Vertrieb verbessern und das Wachstum skalieren.
Das konnte Teamwork.com genau umsetzen:
- Automatisiertes Lead-Tracking und strukturierte Follow-ups
- Segmentierung von Leads und Kunden nach Branche und Bedarf
- Kampagnensteuerung für Events, Webinare und Produktupdates
- Dashboards für Umsatz, Pipeline und Teamleistung
Ergebnis: Einsatz von HubSpot CRM bei Teamwork.com
Durch den Einsatz von HubSpot hat Teamwork.com konkrete Ziele erreicht:
- 50 Prozent höhere Vertriebseffektivität: Durch die Einführung von HubSpot konnte Teamwork.com die Effektivität seines Vertriebsteams um 50 Prozent steigern.
- Skalierung des Unternehmens: HubSpot unterstützte das Wachstum von 30 auf über 300 Mitarbeitende und ermöglichte die Internationalisierung des Vertriebs.
- Automatisierte Workflows & bessere Prognosen: Einheitliche Dashboards und automatisierte Prozesse verbesserten die Transparenz, das Lead-Management und die Steuerung der Pipeline.
Workflows und Automationen für kleine Vertriebsteams
Mit den folgenden Workflows und Automationen können kleine Vertriebsteams ihre täglichen Abläufe deutlich vereinfachen und mehr Zeit für den persönlichen Kundenkontakt gewinnen:
- Lead-Onboarding: Automatisierte Begrüßungs-E-Mails, Dokumentenanforderung, Lead-Qualifizierung
- Pipeline-Workflow: Automatisierte Nachfassaktionen, Angebotsversand, Abschluss-Erinnerungen
- Status-Updates: Kunden erhalten regelmäßige Infos zu Angeboten und Projektfortschritt
- Feedback-Workflow: Automatisierte Umfragen nach Abschluss, Berichte für das Team
- Dokumentenmanagement: Automatische Ablage und Versionierung von Angeboten und Verträgen
Best Practices für die Einführung eines CRM-Systems in kleinen Vertriebsteams
Die erfolgreiche Einführung eines CRM-Systems wie HubSpot oder Salesforce Essentials beginnt mit einer klaren Strategie und einer aktiven Einbindung des gesamten Teams. Gerade in kleinen Vertriebseinheiten ist es entscheidend, dass alle Mitarbeiter den Nutzen und die Vorteile des neuen Systems verstehen und aktiv mitgestalten.
- Bedarfsanalyse: Zu Beginn sollte das Team die eigenen Prozesse und Schwachstellen analysieren. Welche Aufgaben sind besonders zeitaufwendig? Wo entstehen Informationsverluste? Welche Ziele sollen mit dem CRM erreicht werden?
- Schrittweise Einführung: Ein CRM sollte nicht von heute auf morgen alle bisherigen Tools ersetzen. Es empfiehlt sich, zuerst die wichtigsten Funktionen wie Kontaktverwaltung und Pipeline-Tracking zu nutzen und dann nach und nach weitere Module wie Automatisierungen oder Reporting einzubinden.
- Team-Schulungen: Investiere in Schulungen und Workshops, damit alle Nutzer die Möglichkeiten des CRM voll ausschöpfen können. Viele Anbieter wie HubSpot bieten kostenfreie Online-Kurse und Tutorials an.
- Regelmäßige Auswertungen: Setze von Anfang an auf Dashboards und Berichte, um den Erfolg der CRM-Einführung zu messen. So lassen sich Prozesse kontinuierlich optimieren und die Akzeptanz im Team steigern.
- Feedback-Kultur: Hole regelmäßig Feedback von den Nutzern ein. Welche Funktionen werden genutzt, wo gibt es Schwierigkeiten? Das System sollte flexibel an die Bedürfnisse des Teams angepasst werden.
Mit diesen Best Practices gelingt die CRM-Einführung im kleinen Vertriebsteam nachhaltig und sorgt für mehr Effizienz, Transparenz und Kundenzufriedenheit.
HubSpot vs. Salesforce: Für wen eignet sich welches CRM?
- HubSpot ist ideal für kleine Vertriebsteams, die Lead-Management, Kommunikation und Automatisierung auf höchstem Niveau suchen und Wert auf Marketingintegration und Skalierbarkeit legen.
- Salesforce Essentials eignet sich für Teams, die eine klassische CRM-Lösung mit starker Integration ins Salesforce-Ökosystem suchen und von den Vorteilen des Marktführers profitieren möchten.
FAQ: Die wichtigsten Fragen zum CRM-Vergleich HubSpot vs. Salesforce
Kann ich Daten zwischen HubSpot und Salesforce migrieren?
Ja, über Integrationen und Drittanbieter wie Zapier ist das möglich.
Wie schnell kann ich starten?
Bei HubSpot und Salesforce bist du in wenigen Stunden startklar, je nach Komplexität der Prozesse.
Kann ich die HubSpot und Salesforce mit Buchhaltung oder Projektmanagement verbinden?
Ja, viele Schnittstellen und Apps sind verfügbar.
Wie sicher sind meine Daten?
Sowohl HubSpot, als auch Salesforce erfüllen die DSGVO und bieten EU-Hosting.
Welche Lösung ist günstiger?
Für kleine Teams ist HubSpot CRM oft günstiger, für komplexe Vertriebsprozesse bietet Salesforce Essentials mehr Tiefe.
Fazit: CRM für kleine Vertriebsteams
HubSpot und Salesforce Essentials sind beide starke Lösungen für kleine Vertriebsteams, die ihre Prozesse digitalisieren und automatisieren wollen. Wer eine All-in-One-Plattform mit starker Marketingintegration und Automatisierung sucht, ist mit HubSpot bestens beraten. Wer eine klassische CRM-Lösung mit starker Integration ins Salesforce-Ökosystem bevorzugt, findet in Salesforce Essentials das passende Tool. Ein Test der Systeme lohnt sich – denn das richtige CRM entscheidet über den Erfolg deines Teams.
