Smartphones sorgen dafür, dass die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben immer mehr verschwimmen. Wer im Urlaub unbedingt einen Blick auf seine E-Mails werfen muss, sollte deshalb einige Regeln festlegen und die folgenden Dinge beachten.
In Deutschland haben gerade die Ferien begonnen, aber das bedeutet natürlich nicht, dass der Rest der Welt aufhört zu arbeiten. Einer Umfrage der Travel Leaders Group zufolge, checken über 62 Prozent aller Urlauber ihre geschäftlichen E-Mails und Voicemails.
Smartphones sorgen dafür, dass die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit immer mehr verschwimmen. Vielleicht seid ihr gerade dabei, auf eurem Smartphone eine Tischreservierung zu buchen und denkt euch: „Ein kurzer Blick auf die E-Mails kann ja nicht schaden“. Und ehe ihr es euch verseht, sitzt ihr eine Stunde lang am Handy und beantwortet E-Mails – das Urlaubsfeeling ist dann natürlich hinüber.
Wenn ihr im Urlaub unbedingt eure E-Mails lesen möchtet, solltet ihr euch deshalb Grenzen setzen.
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VORBEREITUNGEN TREFFEN
Wenn ihr euch Urlaub nehmt, solltet ihr euren Kollegen und Kunden eine Woche im Voraus Bescheid geben. So haben sie nämlich ausreichend Zeit, um sich rechtzeitig alle wichtigen Informationen von euch zu holen. Besonders wichtigen Personen könnt ihr sagen, wie sie euch im Notfall erreichen können – so müsst ihr keine Angst haben, dass ihr etwas Wichtiges verpasst.
Erstellt eine „Nicht im Büro“-Erinnerung und sagt euren Kollegen, dass ihr erst dann wieder auf E-Mails antworten werdet, wenn ihr wieder zurück seid oder im Betreff die Wörter „Dringend“ oder „Bitte beantworten“ stehen.
Gebt eure Projekte an eure Kollegen weiter und sagt ihnen Bescheid, an wen sie sich während eurer Abwesenheit wenden können. Achtet darauf, bei diesen Angaben möglichst spezifisch zu sein. Zum Beispiel: „Bei allen technischen Anliegen, wendet euch bitte an [Name der Person]“ oder „Bei Fragen zur Abrechnung, kontaktiert bitte [Name der Person].
Zapier ist ein Tool, das eure Apps wie z. B. Gmail, Slack und Asana miteinander verknüpft und die Automatisierung verschiedener Aufgaben ermöglicht. Ihr könnt zum Beispiel einstellen, dass alle eingehenden E-Mails automatisch auf Slack gepostet werden sollen, damit euer Team auf dem Laufenden bleibt, was die externe Kommunikation angeht.
REGELN UND GRENZEN SETZEN
Ihr könnt zum Beispiel einfach die E-Mail-Benachrichtigungen auf eurem Smartphone ausschalten, damit ihr gar nicht erst in Versuchung kommt.
Checkt eure E-Mails früh am Morgen, vor allem wenn ihr nicht alleine unterwegs seid. Eure Mitreisenden denken sonst vielleicht, dass euch die Arbeit wichtiger ist, als gemeinsam den Urlaub zu genießen.
Verbringt nicht zu viel Zeit mit euren E-Mails; nicht mehr als zweimal täglich fünfzehn Minuten.
Lest und beantwortet nur E-Mails, auf die ihr unbedingt antworten müsst. Wenn ihr euren Kollegen diese Regel bereits im Voraus erklärt habt, solltet ihr solche E-Mails auf den ersten Blick erkennen können.
Checkt eure E-Mails nur, wenn ihr nicht gerade einen Urlaubsmoment erlebt. Am Strand, auf dem Boot, während eines Wanderausflugs oder im Museum sind E-Mails also tabu. Werft am besten nur im Hotel oder kurz bevor ihr ins Fitnessstudio geht einen kurzen Blick auf eure E-Mails.
REAGIERT NUR, WENN ES UNBEDINGT NOTWENDIG IST
E-Mails lesen und E-Mails beantworten sind zwei völlig unterschiedliche Dinge. Wenn ihr eine Nachricht weiterleitet, beantwortet oder eine Lesebestätigung an den Absender schickt, wird man euch höchstwahrscheinlich noch mehr E-Mails schicken. Um das zu vermeiden, solltet ihr nur dann auf E-Mails reagieren, wenn es unbedingt notwendig ist.
Vergesst außerdem nicht, eure nächste Arbeitswoche zu planen.
Egal, wie sehr ihr euch im Urlaub entspannt habt, wenn sich am Ende eures Ausflugs die Arbeit angehäuft hat, kann das die ganze Entspannung ruinieren.
Organisiert deshalb eure E-Mails, wenn ihr sie lest. Erstellt Ordner für verschiedene Kategorien, z. B. „Beantworten“, „Fürs Team“ oder „Budget planen“. So könnt ihr euch schneller um sie kümmern, wenn ihr aus dem Urlaub zurückkommt.
Tragt die Zeit, die ihr zum Beantworten der E-Mails braucht, in euren Terminkalender ein. Selbst, wenn es den gesamten ersten Arbeitstag dauert. Wenn ihr schon im Voraus für Ordnung sorgt, bleibt das Urlaubsfeeling länger erhalten!
Sich eine Auszeit von seinen E-Mails zu nehmen, kann im Urlaub für mehr Ruhe und Entspannung sorgen. Welche Tipps habt ihr auf Lager? Ich habe gehört, dass viele Leute einfach ihr Smartphone zuhause lassen, bevor sie in den Urlaub fliegen. Mir reicht es, wenn ich manchmal meine E-Mail-App deinstalliere, um dem E-Mail-Trott eine Weile lang zu entkommen.
