Besprechungen gehören in jedem Unternehmen zum Alltag. Zugleich empfinden die meisten Mitarbeiter die Meetings als unproduktive Zeitverschwendung. Deswegen wollen wir dir heute einmal sechs Tipps für erfolgreiche Meetings auf der Arbeit geben.
Eigentlich gibt es kaum einen Mitarbeiter oder Manager, der sich auf Meetings freut. Die Gründe dafür sind offensichtlich. So sind in den meisten Unternehmen die Besprechungen unproduktiv und unkoordiniert.
So ist eine Studie des Technologie-Herstellers Sharp schon im Jahr 2019 zu der Erkenntnis gekommen, dass deutsche Büro-Angestellte pro Monat im Durchschnitt 16,5 Stunden in Meetings verbringen, die als ineffizient empfunden werden.
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Die größten Kritikpunkte sind dabei: Die Besprechungen führen zu keinen klaren Ergebnissen (55 Prozent). Außerdem empfindet sie mehr als die Hälfte der Befragten (54 Prozent) als langweilig.
Effiziente und erfolgreiche Meetings: So optimierst du Besprechungen
Selbstverständlich ist es nicht möglich, komplett auf Absprachen zu verzichten. Meetings gehören fest in unseren Arbeitsalltag – und das bleibt auch so.
Allerdings können insbesondere Führungskräfte, Abteilungsleiter und Geschäftsführer für effiziente und erfolgreiche Meetings sorgen. Dafür wollen wir dir heute einmal sechs Tipps geben.
1. Lade wirklich nur die relevanten Menschen ein
Je mehr Menschen an einer Besprechung teilnehmen, desto unübersichtlicher wird sie. Deshalb zeichnen sich erfolgreiche Meetings dadurch aus, dass nur relevante Personen daran teilnehmen.
Wenn du beispielsweise innerhalb deines Teams etwas besprechen möchtest, muss der Geschäftsführer nicht zwingend dabei sein. Du solltest dir immer die Frage stellen: Muss diese Person dabei sein?
2. Plane deine Meetings so kurz wie möglich
Besprechungen sind in vielen Fällen große Zeitfresser. Das liegt auch daran, dass es oftmals an einer klaren Struktur fehlt. Deshalb ist es bereits beim Aufsetzen eines Meetings essenziell, die benötige Zeit richtig zu kalkulieren.
Wenn es nur um eine kurze Absprache geht, solltest du auch nur zehn Minuten einplanen. Dann weiß auch jeder Mitarbeiter sofort, dass es keine große Diskussion gibt.
3. Erfolgreiche Meetings verfolgen ein klares Ziel
Der Punkt der Struktur ist bereits gefallen. Unstrukturierte Besprechungen werden fast von alleine ineffizient und unproduktiv. Deshalb sollten sich Führungskräfte und Manager bereits vor dem Treffen klar sein: Was ist mein Ziel? Welche Themen sollen angesprochen werden?
4. Erarbeite eine Agenda und formuliere klare Aufgaben
Wenn du dir diese Fragen beantwortet hast, kannst du daraus eine Agenda bauen. Dieser Fahrplan hilft allen Beteiligten dabei, für ein effizientes Meeting zu sorgen.
Gemeinsam mit der Agenda kannst du zugleich auch noch die Aufgaben verschicken. Nichts ist in einer Besprechung hinderlicher, als wenn wichtige Dokumente fehlen oder Mitarbeiter nicht wissen, worum es geht.
Dabei ist es ratsam einzelne Mitarbeiter gezielt mit Aufgaben zu betrauen. So stellst du als Führungskraft sicher, dass sich niemand aus der Verantwortung zieht.
5. Halte dich an den Zeitplan
Als Führungskraft ist es allgemein wichtig, Entscheidungen zu treffen – auch wenn nicht jeder Mitarbeiter dabei berücksichtigt werden kann. Das ist auch die Grundlage für effiziente und erfolgreiche Meetings.
So ist es zum Beispiel wichtig, dass deine Besprechungen pünktlich beginnen – selbst wenn noch nicht alle Mitarbeiter da sind. Ebenso solltest du auf lange Erklärungen verzichten und dich an die Agenda setzen.
6. Fixiere die Ergebnisse und schicke sie an alle Mitarbeiter
Der letzte Tipp für produktive und erfolgreiche Meetings liegt in der Nachbereitung. So sollten Führungskräfte zum Beginn eines jeden Meetings einen Schriftführer festlegen, der für das Protokoll verantwortlich ist. Dabei geht es nicht darum, jedes Detail festzuhalten, sondern die wichtigen Punkte und Erkenntnisse zu sammeln.
Im Anschluss solltest du als Führungskraft dieses Protokoll mit konkreten Hinweisen und Aufgaben an alle Mitarbeiter schicken. So stellst du erneut sicher, dass sich jeder Angestellte seiner Aufgaben bewusst ist.
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