Das Home Office bleibt uns vorerst erhalten – und das ist absolut richtig. Das bedeutet allerdings auch: Aus dem klassischen Anlernen von neuen Mitarbeitern wird jetzt Remote Onboarding. Wir geben dir vier Tipps, worauf du bei der Integration neuer Mitarbeiter achten musst.
Was für Unternehmen wie BASIC thinking schon seit Jahren zur Normalität gehört, findet jetzt auch bei vielen anderen Firmen und Branchen seinen Anklag: Die Rede ist vom Home Office im Speziellen und von Remote Work im Allgemeinen.
Dabei gilt es, einige Herausforderungen zu bewältigen. Dazu gehört unter anderem auch das sogenannte Remote Onboarding. Denn wer dezentral arbeitet, muss auch seine neuen Angestellten über digitale Kanäle anlernen.
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4 Tipps, damit auch dein Remote Onboarding zum Erfolg wird
Doch worauf gilt es dabei zu achten? Wie gelingt es dir, obwohl du deine Mitarbeiter nicht oder nur sehr marginal siehst, alle Mitglieder erfolgreich ins bestehende System zu integrieren. Dafür wollen wir dir heute einmal vier Hilfestellungen und Tipps an die Hand geben.
1. Stelle alle Zugänge schon vor dem ersten Arbeitstag her
Wer kennt das nicht? Du hast einen neuen Job und verbringst den ersten Tag eigentlich nur damit, dich auf deinem Stuhl zu langweilen, weil dein Vorgesetzter vergessen hat, der IT rechtzeitig Bescheid zu geben.
Was im normalen Büro-Alltag dazu führt, dass du deine Kollegen und die Räumlichkeiten schon kennenlernst, führt beim Remote Onboarding zu – richtig geraten – Langeweilie. Deshalb solltest du als Arbeitgeber für einen erfolgreichen Start darauf achten, dass die Technik und alle zentralen Zugänge schon vorhanden sind.
Im Idealfall – falls es beim neuen Mitarbeiter möglich ist – könnt ihr die Systeme schon in der Woche davor einmal testen, damit alles rund läuft und auftretende Fehler noch rechtzeitig behoben werden können.
2. Plane Zeit für ein ausführliches Telefonat und einen Video-Call ein
Wie auch während des physischen Onboardings ist auch bei der digitalen Variante des persönliche Kennenlernen zu Beginn äußerst wichtig. Deshalb solltest du dir als Geschäftsführer oder Abteilungsleiter am ersten Tag genügend Zeit einplanen, um deinem neuen Kollegen alles ausführlich zu erklären.
Sobald ihr damit fertig seid, geht es dann zur großen Video-Konferenz. Denn auch wenn häufige Video-Telefonate die Produktivität hemmen: Gerade in den ersten Tagen ist es von zentraler Bedeutung, dass der neue Mitarbeiter gleich alle Kollegen einmal sieht.
3. Bilde Partner-Systeme für das Remote Onboarding
Wenn die ersten Tage vorbei sind, beginnt auch im Home Office der Alltag. Dein neuer Mitarbeiter ist in seiner Abteilung unterwegs und lernt seinen Aufgabenbereich kennen. Dabei kommt die soziale Komponente manchmal zu kurz.
Aus diesem Grund solltest du jedem neuen Mitarbeiter einen persönlichen Ansprechpartner zur Verfügung stellen. Dieser „Buddy“ ist für die weitere Integration – unabhängig von der Abteilung – mitverantwortlich. Außerdem kann er das persönliche Sprachrohr und ein Feedback-Kanal sein.
Deshalb ist es durchaus auch sinnvoll, wenn der neue Partner nicht der direkte Vorgesetzte ist. Vielleicht würden bei dieser Konstellation aufkommende Probleme aus individuellen Gründen oder Ängsten nicht angesprochen werden.
4. Gib deinen Führungskräften genug Zeit
Hast du schon einmal versucht, einem Kollegen etwas via Bildschirmübertragung und Telefon zu erklären? Ja? Dann weißt du, dass das deutlich mehr Zeit in Anspruch nimmt, als wenn ihr nebeneinander sitzt.
Bis alle Programme erklärt sind und sich die Prozesse etabliert haben, entsteht folglich für deine Führungskräfte ein Mehraufwand. Das wissen sie selbstverständlich bereits vor der eigentlichen Einarbeitung.
Trotzdem begehen viele Geschäftsführer beim ersten Remote Onboarding den Fehler, ihren leitenden Angestellten zu viele zusätzliche Aufgaben zu geben. Wer einen Mitarbeiter erfolgreich anlernen soll, braucht dafür genügend Freiraum.
Dabei geht es nicht darum, Überstunden zu vermeiden. Diese werden höchstwahrscheinlich entstehen. Die zentrale Aussage ist, dass anfallende Aufgaben von den Führungskräften während des Anlernens auf mehrere Schultern verteilt werden.
Denn nur auf diese Art und Weise hast du einen glücklichen neuen und einen glücklichen alten Mitarbeiter.
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