Warum eine “Zero Mail Policy” großer Quatsch wäre
Hat er es also wieder in die Schlagzeilen geschafft: Bereits im Februar tönte Thierry Breton, Chef des französischen IT-Dienstleisters Atos, er wolle die E-Mail unternehmensweit abschaffen. Möglichst binnen drei Jahren. Der Plan wird jetzt konkreter: In 18 Monaten will er die Zero Mail Policy in seinem Unternehmen umgesetzt haben, das 74.000 Mitarbeiter in 42 Ländern beschäftigt. Und wie soll das gehen? “Wenn Menschen mit mir reden wollen, können sie zu mir kommen und mich besuchen, mich anrufen oder mir eine Textnachricht schicken”, sagte Breton dem “Daily Telegraph”.
Na, wenn das mal kein Traumarbeitgeber ist! Der Manager eines Großkonzerns, dessen Tür immer offen steht. Wenn der Hausmeister sich nicht entscheiden kann, ob er lieber weiße oder gelbe Lampen einschrauben soll, geht er kurz den Chef fragen. Breton weiter: “Es ist nicht richtig, dass einige unserer Mitarbeiter den Abend mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails verbringen.” Wie ein Unternehmen mit der Problematik umgehe, dass nur 10 Prozent davon wertvoll seien, sei eine der größten Herausforderung für die Zukunft.
Facebook-Nachrichtensystem als Alternative?
Bretons Argumentation nach wäre es also besser, wenn die Mitarbeiter sich abends lieber mit Instant Messages herumschlagen statt mit E-Mails. Wenn Leute endlich wieder konzentrierter arbeiten können, weil sie alle fünf Minuten angerufen werden, statt Mails zu erhalten. Das Facebook-Nachrichtensystem sei eine gute Alternative, sagt Breton. Und er verweist auf eine Studie von ORSE, in der es heißt, nach einer E-Mail dauere es 64 Sekunden, um sich wieder auf die ursprüngliche Arbeit zu konzentrieren. Nach einem Vier-Augen-Gespräch geht das also schneller? Der Beitrag der “Daily Mail” vergisst leider zu erwähnen, dass Atos ein Interesse daran hat, auf Alternativen hinzuweisen, die man mit eigenen Lösungen wie “Adaptive Workplace” anstrebt. Was er dabei offenbar vergessen hat: Dass seine Mitarbeiter auch mit Menschen außerhalb des Unternehmens kommunizieren müssen, die eben häufig E-Mails schreiben.
Versteht mich nicht falsch: Es gibt genug, was man an der E-Mail aussetzen kann. Das sind aber meist unliebsame Menschen auf der anderen Seite das Problem, die einen mit sinnlosen E-Mails bombardieren, auf Facebook aber genau dasselbe tun. Ich bin in den letzten Wochen und Monaten wieder ein großer Fan der E-Mail geworden, nachdem einige Leute mir etwas am Telefon verkaufen wollten, das mich absolut nicht interessierte. Nachdem Freunde sich Verbalschlachten im Facebook-Chat lieferten und mich dabei auf CC setzten. Nachdem einige ganz findige PR-Aktivisten mich gar auf Skype ansprachen und ein neues Produkt ankündigten.
Ruhe eben Dank der E-Mail
Alle akustischen oder optischen Benachrichtigungsfunktionen in Outlook längst abgeschaltet, alle Instant Messenger geschlossen, das Smartphone auf leise gestellt und bei Facebook ausgeloggt, ist die Ruhe mittlerweile himmlisch. Noch immer wandern täglich über 100 Mails in meinen Posteingang. Was ich davon nicht brauche, lösche ich einfach mit einem Klick. E-Mail gibt mir die Ruhe, nicht alles sofort entscheiden zu müssen, wie am Telefon oder im Chat, sondern erst einmal eine Weile darüber nachdenken zu können. Die über 100 Nachrichten kämen so oder so, ob per E-Mail oder anderswoher.
Manchmal bekomme ich Anrufe von Agenturen, die mich zu einem Produkttest oder einer Veranstaltung einladen, mich fragen, ob ich dies oder das kenne und ob ich nicht darüber schreiben wolle. Am Ende sind meist beide Seiten voneinander überfordert, bis der erlösende Satz fällt: “Ich stelle Ihnen noch einmal alle Infos zusammen und schicke Ihnen am besten eine Mail.”
Ich erreiche über eine E-Mail fast jeden, weil jeder eine E-Mail-Adresse hat, ganz im Gegensatz zu dem inzwischen guten Dutzend an Mobile Instant Messengern. Ja, trotz aller Nachteile mag ich die E-Mail, und ich hoffe, sie bleibt uns noch eine Weile erhalten.
(Jürgen Vielmeier, Bild: Torley (CC BY-SA 2.0)
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· read: 6867 · today: 4 · last: 26. May 2012
Volle Zustimmung! Ich mache es sogar so, dass ich in Outlook, um neue E-Mails abzurufen, erst manuell auf “Senden/Empfangen” klicken muss. Das heißt, weder beim Start noch nach einem gewissen Zeitintervall werden neue E-Mails automatisch abgerufen. Das hat diesen Vorteil: Wenn ich während des Arbeitens Informationen aus bereits gelesenen E-Mails brauche, kann ich in Outlook nachschauen, ohne von neu hinzugekommenden gestört zu werden.
Erst dann, wenn ich eine Arbeit abgeschlossen habe und für Neues zu haben bin, rufe ich neue E-Mails ab.
Schreibe und lese übrigens grad per Galaxy Tab hier. Klappt super
die Erwartungshaltung bzgl. einer immer kürzeren Bearbeitungszeit (Briefpost, Fax, Mail, Chat) in Abhängigkeit vom verwendeten Kanal erhält mit dem Umstieg auf Chats einen weitere Schub.
Die Tatsache, dass die Lösung einer Aufgabe, unabhängig davon, auf welchem Weg ich sie erhalten habe, eine Zeit X benötigt, ist anscheinend wenig bekannt.
Ein weiterer Nebeneffekt ist der zunehmende Spamanteil, je einfacher eine Technik den Versand einer Nachricht erlaubt.
Einen gutteil von Unternehmensmail könnte man sicher mit einem modifizierten Jabberserver und Global Notices lösen.
Würde auch dem dutzendweisen hirnlosen Ausdrucken inkl. eineinhalb Seiten Signatur, Firmenlogo etc einen Riegel vorschieben.
Ich hasse E-Mail. Das war nicht immer so. Anfangs fand ich E-Mail gut. Aber was heißt das schon? Irgendwann fand ich viele Dinge gut, die heute bestenfalls nur noch lächerlich sind – Hosen mit Schlag, handtellerbreite Krawatten oder Kleinwagen mit Heckspoiler zum Beispiel.
E-Mail ist wieder so ein Fall. Eigentlich ist E-Mail eine feine Sache. Viel besser als Briefe. Kein Vergleich zum Fax. Von Telex ganz zu schweigen. Eine echte Arbeitserleichterung. Theoretisch jedenfalls.
Aber was ist in der Praxis aus der schönen, schnellen, komfortablen E-Mail geworden? Eine Nervenplage.
Meistens geht das so: Ich komme ins Büro und bin gut gelaunt. Dann mache ich den PC an. Dann schaue in meine Mailbox. Dann ist die gute Laune weg: Mail ohne Ende. Müll ohne Ende. Infos, die mich nicht interessieren. Sachen, die ich schon weiß. Zeug, das völlig überflüssig ist.
Das liegt an denen, die mir Mails schicken. Der bisherige Erkenntnisstand meiner mailtypologischen, empirischen Forschung sieht so aus: Es gibt fünf Gruppen von Mail-Sendern. Eigentlich sind es ganz nette, kommunikative Menschen. Jedenfalls im persönlichen Gespräch. Aber kaum können sie die Welt vermailen, verwandeln sie sich in Monster. Dr. Jekyll und Mr. Hyde, sozusagen.
Die häufigste Spezies ist der Absicherer. Er verschickt Mail mit einem einzigen Ziel: Wenn etwas schief gegangen ist, zieht er eine Mail aus seiner Ablage, um triumphierend zu beweisen, dass er keine Schuld hat. An ihm hat es eindeutig nicht gelegen. Er hat ja alle informiert. Mehr konnte er wirklich nicht tun.
Typologisch ist der Absicherer leicht zu erkennen. Seine Mail beginnt meistens mit dem Betreff “Zur Information” oder “Zur Kenntnis”. Dann folgt eine ellenlange Latte von Empfängern. Unter zehn Adressen macht es der Absicherer nicht.
Danach der eigentliche Text. Natürlich plus Anlagen, und davon reichlich. Der Inhalt ist oft völlig belanglos, was man aber erst beim Lesen merkt. Das drückt die Stimmung.
Ein anderer Typ ist der Kümmerer: Er weiß nichts, hat aber zu Allem etwas zu sagen. Beispielsweise warnt der Kümmerer vor möglichen Problemen, die in der letzten Projektbesprechung längst diskutiert und gelöst worden sind. Da war er allerdings nicht anwesend.
Der Kümmerer mahnt, lobt, hebt hervor, weist darauf hin, möchte noch einmal auf Punkt 17 der Besprechung am vergangenen Dienstag zurückkommen, und so weiter, und so weiter. Der Kümmerer ist harmlos. Häufig handelt es sich um einen Vorgesetzten.
Lästig ist dagegen der Tröpfler: “Ja”, sagt der Tröpfler am Telefon, wenn man ihn um Rat fragt. “Ja, da kann ich Ihnen helfen. Ich schicke Ihnen eine Mail.” Damit geht das Theater los. Denn es kommt nicht eine Mail, es kommen viele. Die erste hat noch halbwegs Hand und Fuß. Dann wird der Informationsgehalt exponentiell dünner. So geht das ungefähr drei Tage lang. Nach der sechsten bis achten Mail fällt dem Tröpfler glücklicherweise nichts mehr ein, was er noch schicken könnte. Danke, Herr Kollege. Sie haben mir, wie soll ich sagen, äh, sehr geholfen.
Das gilt auch für den Telefonierer. Erst schickt er eine Mail. Dann ruft er umgehend an: “Ich habe Ihnen gerade eine Mail geschickt.” Und dann kommt das Schlimmste: Der Telefonierer erzählt einem, was in der Mail steht. Doppelt hält schließlich besser.
Die Inkarnation des Irrsinns ist der fünfte Typ. Ich nenne ihn den Gigabyte-Freak. Entwicklungsgeschichtlich handelt es sich um die digitale Mutation einer schon lange bekannten Bürospezies. Früher gab er den Inhalt seines Papierkorbs oder des Aktenregals in Umlauf. Heute macht er dasselbe mit seiner Festplatte.
Ein 40seitiger Foliensatz, eine längliche PDF-Datei, ein Word-Dokument mit 30 eingebundenen Grafiken, 10 Fotos mit einer Auflösung, die ausreichen würde, ganze Plakatwände gestochen scharf zu bedrucken? Kein Problem! Was für den Gigabyte-Freak zählt, ist Masse, Masse, Masse.
Davon hat er reichlich. Daran lässt er die Welt teilhaben. Damit schüttet er einem die Kiste zu. Der PC glüht. Der Prozessor schnappt nach Luft. Dito der Empfänger. 30 Minuten Download-Zeit vergehen im Nu. Wenn der Mail-Server zwischendurch kollabiert, auch mehr.
Das Resultat sind 8 bis 150 Gigabyte Datenmüll. Brauchbarer Inhalt: 50 Kilobyte. Der Freak kennt da keine Gnade. Denn viel hilft viel.
So geht das Leben dahin. Jeden Tag aufs Neue. Mail ohne Ende. Und ich muss sie lesen. Ein Wunder, dass ich zwischendurch noch zum Arbeiten komme.
Neulich war ich allerdings echt besorgt: Dienstreise, einen Tag nicht im Büro. Ich komme zurück und bin gut gelaunt. Dann mache ich den PC an. Dann schaue in meine Mailbox: NICHTS da, KEINE Mail, einfach NULL!
“Jetzt haben sie dich gefeuert,” war mein erster Gedanke. Früher fehlte in solchen Fällen entweder der ganze Schreibtisch. Oder zumindest das Telefon. Heute kappen sie dir den Mail-Anschluss. Sehr subtil!
Dann klingelte das Telefon. Ein Kollege aus der IT-Abteilung: Kleines technisches Problem. Wird gerade behoben. Ihre Mailbox funktioniert gleich wieder.
So war’s dann auch. Über 60 Mails, glücklicherweise nur knapp 290 Megabyte. Alle meine Freunde waren dabei. Der Tröpfler dreifach. Und auch vom Telefonierer zwei Mails. In der zweiten stand, er habe mich telefonisch leider nicht erreicht, wolle aber vorsichtshalber nochmals auf seine Mail hinweisen.
Wie gesagt, ich hasse E-Mail.
Aber ganz ohne Email? Das geht meiner Meinung nach nicht. Evtl. kommt ja demnächst der Vorschlag, dass nur noch getwittert wird :D Dann kriegt man nur noch 140-Zeichen-Mails, aber dafür 10x so viel wie bisher…
- sein Emailprogramm nur 1-2 Mal pro Tag öffnet
- Emails in CC ignoriert bzw. automatisch in den Papierkorb befördert
- selbst keine Emails in CC verschickt
- alle sinnlosen Newsletter abbestellt
- Email-Vorlagen für Standardanfragen oder Rückantworten benutzt
- bei Abstimmungs-lastigen Themen tatsächlich lieber zum Telefonhörer greift, als ein Email-Feuerwerk auszulösen
- oder … das ist ein bißchen heftiger … und nur falls möglich … in seinem Unternehmen Emailporto einführt, z.B. 0,5€ je Email, die in die Kaffee-Kasse wandern ;-)
Du schreibst, dass Du mit Email jeden erreichst, da jeder eine Email Adresse hat.
Warum schreibst Du dann einen Blog? Hättest ja auch an jeden eine Email schicken koennen ……
BTW …. ich mag den Kommentar #11
@Uwe: Sonderbarer Vergleich. Seit wann schreibt man Dinge, die man veröffentlichen will, in eine E-Mail? Okay, lass es mich konkretisieren: Wenn ich Leuten etwas mitteilen will, das nicht für die Öffentlichkeit bestimmt ist, dann erreiche ich jeden, den ich will, per E-Mail. Einverstanden? ;)
@Jürgen: Schon klar ;-) Das Problem liegt ja eher darin, dass die meisten mit den Kommunikationmitteln einfach falsch umgehen. Blödsinn kann man natürlich mit allen anderen Kommunikationsmitteln machen.
Erlebe ich grad während ich hier schreibe ….. 3 verschiedene Leute, die mir zu deinem Blogpost mehrere Emails schicken. Mal direkt, mal im CC, mal nur an mich und mit verschiedenen Empfängern…..
Um auf Deine Frage “Seit wann schreibt man Dinge ….” direkt zu antworten: Seit ca 15 Jahren. Da entdeckte das Management Email ;-) Und jetzt wird veröffentlich auf Teufel komm raus. Natürlich per Email ;-) Heut auch schon ein paar mal erlebt
@Uwe: Das Problem ist doch, dass das alles nicht endet, nur wenn jemand E-Mails verbietet. Dann wird genauso viel Blödsinn kommuniziert, nur eben auf anderen Wegen!
@Juergen: Dann hab ichs aber /hopefully/ nicht zwangsweise in meiner Inbox.
Nicht zu unterschätzen ist nach meiner Erfahrung übrigens die um sich greifende Sorge oder sogar Angst um den eigenen Arbeitsplatz. Vereinfacht gesagt: Verunsicherung führt zu Absicherung – daher die zunehmende Pest der CC:- und BCC:-Mails.
Wie groß das Müllmail-Problem mittlerweile ist, zeigt ein simpler Blick in Google: Einfach „email etiquette“ (mit An- und Abführung) eingeben – vor einigen Minuten gab es 119.000 (!) Ergebnisse.
Atos-Chef Breton hat mit seinem Vorstoß aus meiner Sicht völlig Recht. Ob der konkrete Ansatz funktionieren wird, der nach meiner Kenntnis auf eine Art Intranet-basierten Facebook- und Twitter-Verschnitt mit Knowledge Management- und Collaboration Software-Elementen hinausläuft, bleibt abzuwarten. Mutig – und zwar begrüßenswert mutig – ist immerhin die öffentliche Absichtserklärung ohne Netz und doppelten Boden: Wenn’s schief geht, lacht sich die Geschäftswelt kaputt, insbesondere die IT-Konkurrenz. Aber wenn’s klappt, rennen alle Atos die Türen ein, um die entsprechende Lösung zu kaufen.
Atos boss Thierry Breton defends his internal email ban …
http://www.bbc.co.uk/news/technology-16055310
@BusinessLifeHack: Freut mich. :)
@Da-Maila: Wir hatten gestern Nacht ein Spam-Problem. Haben einiges an Kommentaren herausfiltern müssen. Sollte jetzt gelöscht sein. Kommentar-Spam übrigens, kein Mail-Spam. ;)
[...] Hause abgeschafft haben. All ihren bekannten Nachteilen zum Trotz, hielt ich damals dagegen, dass die E-Mail hoffentlich noch lange nicht [...]